Тема 2 Организация учетно-операционной работы в банках

21. Основы организации учетно-операционной работы

Совокупность действий, связанных с обслуживанием клиентов, оформлением документации по банковским операциям и ведением их учета, представляет собой еди­ный процесс учетно-операционной работы. Сущность учет­но-операционной работы проявляется в отражении в бух­галтерском учете проведенных банком операций.

В банковской системе учетно-операционная работа ор­ганизована централизованно с сочетанием инициативы банков. Данное сочетание предполагает:

• разработку методологических и методических основ учетно-операционной работы в банках Национальным бан­ком;

• оперативную самостоятельность банковских учрежде­ний, проявляющуюся в разработке локальных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок отражения банковских операций в учете;

• соблюдение всеми банками (филиалами, отделениями) единых правил при совершении банковских опера­ций и их отражении в учете.

Организация учетно-операционной работы в банке должна обеспечивать выполнение следующих условий:

- все операции по расчетно-кассовым документам, по­ступившим в течение банковского дня, отражаются в бух­галтерском учете в ,тот же операционный день. Расчетно-кассовые документы, поступившие в банк по истечении банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете не позднее следующего операционного дня;

- оплата всех расчетно-кассовых документов с текущих (расчетных) счетов про изводится за счет средств на этих счетах на начало операционного дня (исключение состав­ляют контокоррентные счета) с соблюдением действую­щей очередности платежей. Порядок использования денежных средств, поступивших на текущие (расчетные) счета в течение операционного дня, определяется банком и кли­ентом в договоре текущего (расчетного) банковского сче­та с учетом требований законодательства Республики Бе­ларусь;

- передача информации на Расчетный центр Националь­ного банка производится по установленному графику;

- расчетно-кассовые документы, подлежащие отправ­ке другим банкам по почте, подлежат сдаче предприятию связи в день совершения операции.

Основными участниками учетно-операционной рабо­ты банка являются ответственные исполнители - работ­ники, занимающиеся оформлением, контролем расчетно-кассовых документов и отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета.

Закрепление счетов за структурными подразделениями банка и отдельными ответственными исполнителями и последующее их перераспределение производится в поряд­ке, определенном локальными нормативными правовыми актами банка. Счета распределяются таким образом, что­бы была обеспечена равномерная загрузка каждого работ­ника, отсутствовали задержки в обработке и оформлении документов, осуществлялся систематический контроль.

В банке должны быть разработаны и утверждены глав­ным бухгалтером или лицами, им уполномоченными, должностные инструкции ответственных исполнителей, копии которых передаются им под роспись.

Организация рабочего дня ответственных исполните­лей должна обеспечивать своевременное оформление по­ступающих расчетно-кассовых документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. С этой целью приказом или распоряжением руководителя банка уста­навливается время начала и завершения операционного дня, который состоит из времени работы с Клиентами и службами банка (банковского дня) и времени на заверше­ние обработки информации с формированием ежеднев­ного баланса. Продолжительность банковского дня также устанавливается приказом (распоряжением) по банку.

2.2. Организация документооборота и внутрибанковского контроля

Все операции банков (расчетные, кассовые, кредитные и др.) совершаются в банке и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-кассовых документов, оформ­ленных в установленном законодательством порядке. Рас­четно-кассовые документы поступают в банк от клиентов, от других банков, а также составляются в банках и содер­жат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществлять банковский контроль.

Расчетно-кассовые документы по характеру отражаемых

операций подразделяются на: - кассовые;

- мемориальные;

- внебалансовые.

Кассовыми документами оформляются кассовые операции. По характеру отражаемых·операций кассовые доку­менты можно подразделить на приходные кассовые доку­менты (объявление на взнос наличными, приходный кас­совый ордер и другие) и расходные кассовые документы (денежный чек, расходный кассовый ордер и другие).

Мемориальными документами оформляются безналич­ные перечисления банка и его клиентов. К мемориальным документам относятся расчетные документы (платежные поручения, платежные требования и Т.д.) и мемориаль­ные ордера.

Внебалансовыми документами оформляются операции по внебалансовым счетам. Такими документами являются вне­балансовые приходные и расходные ордера,

При оформлении расчетно-кассовых документов долж­ны соблюдаться следующие требования:

- при составлении расчетно-кассовых документов ис­пользуются формы документов, изготовленные типограф­ским способом либо составленные с использованием тех­нических средств;

- документы должны оформляться в соответствии с тре­бованиями нормативных правовых актов Национального банка по осуществлению безналичных расчетов, по веде­нию кассовых операций, по осуществлению валютных операций;

- денежные чеки и первые экземпляры расчетных до­кументов, представляемые в банк клиентами, должны им~ть подписи уполномоченных лиц и оттиск печати, со­ответствующие карточке с образцами подписей и оттиска печати;

- исправления в расчетно-кассовых документах не до­пускаются;

- расчетно-кассовые документы составляются в коли­честве экземпляров, достаточном для совершения бухгал­терских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

Контролировать выполнение изложенных требований к оформлению расчетно-кассовых документов, а также за­конность и эффективность совершаемых операций позво­ляет адекватно налаженная и функционирующая система внутреннего контроля.

Внутренний контроль - это контроль, осуществляемый уполномоченными работниками банка в процесс е прове­дения банковских операций. Контроль должен быть направ­лен на:

- обеспечение сохранности средств и ценностей;

- соблюдение клиентами требований законодательства

по оформлению расчетно-кассовых документов;

- своевременное исполнение поручений клиентов на перечисление (выдачу) средств;

- перечисление и зачисление средств в точном соот­ветствии с реквизитами, указанными в расчетно-кассо­вых документах, принимаемых к исполнению.

Методы и технические средства, применяемые для осу­ществления внутреннего контроля, определяет сам банк исходя из конкретных условий работы, характера опера­ций и их объема.

С позиций бухгалтерского учета внутренний контроль осуществляется при открытии счетов, приеме расчетно-кассовых документов к исполнению, а также на всех эта­пах обработки учетной информации, совершения опера­ций и отражения их в бухгалтерском учете.

При открытии счетов контроль осуществляется посред­ством проверки полноты документов, представленных на открытие счета клиентом, и совершения разрешительной надписи уполномоченного лица. При приеме расчетно-кас­совых документов контроль совершается путем их визуальной проверки: ответственный исполнитель должен убе­диться в правильности оформления документов (в том числе в соответствии подписи и оттиска печати заявлен­ным образцам подписи и оттиска печати) и в тождестве документа и его копий. Ответственный исполнитель обя­зан также про верить возможность списания суммы со сче­та исходя из его остатка. В удостоверение этой проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию.

По операциям, требующим дополнительного контроля, бухгалтерские записи совершаются на основании расчет­но-кассовых документов, имеющих подпись контролера. Оформление расчетно-кассового документа и его провер­ка удостоверяются подписями ответственного исполните­ля и контролера, а в необходимых случаях - подписями других должностных лиц. Следует отметить, что Нацио­нальным банком установлен перечень операций, отраже­ние которых в учете должно подвергаться дополнительно­му контролю. К таким операциям, в частности, относятся: операции с ценными бумагами, размещение денежных средств банка во вклады (депозиты) и долгосрочные фи­нансовые вложения; операции с текущими (расчетными), вкладными (депозитными), ссудными и другими счетами физических лиц; операции по выданным гарантиям, по­ручительствам и другие. Кроме того, контрольную подпись главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, долж­ны иметь расчетно-кассовые документы по операциям с фондами банка, по операциям с иностранной валютой, по операциям с драгоценными металлами, драгоценными кам­нями, . по операциям использования прибыли и другие.