logo

Тема 11. Информационные технологии управления документами

Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина – документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов-документоведов, документпредставляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. ГОСТом документ определен как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам; например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Текстовый редактор – это программное средство, позволяющее создавать текст, редактировать его, распечатывать, а также хранить на магнитном носителе.

Чтобы подчеркнуть единство подходов в графической технологии, а заодно и добиться унификации в терминах, условились называть любой объект обработки универсального приложения документом. Документ может быть загружен в память машины для обработки, документ может быть сохранен на диске в виде соответствующего файла.

Текстовые файлы – наиболее простая и наглядная форма представления алфавитно-цифровой информации, позволяющая вводить, хранить, редактировать, читать на экране и печатать всевозможные текстовые документы – письма, записки, справочники, объявления, отчеты, статьи, исходные тексты программ и многое другое.

Длина строки текстового файла обычно ограничена 254 – 255 символами. Текстовые файлы, которые содержат только символы первой половины кодовой таблицы, часто называют файлами ASCII. В текстовых файлах можно создавать также таблицы и несложные «стилизованные» рисунки. Основное достоинство текстового файла – простота и универсальность. Фактически – это мировой стандарт представления текстовой информации. Текстовый файл обычного формата можно подготовить и прочитать всюду, на любом ПК. Кроме того, этот формат имеют файлы настроек большинства современных систем (включаяDOSиWindows). Текстовым процессором обычно называют мощный текстовый редактор, располагающий неограниченными возможностями по обработке текстовых документов. Вряд ли уместно именоватьMS-DOSпроцессором, однако создатели одного из текстовых процессоровWordне обидятся, если их назвать их продукт – редактором. Можно считать, что процессор – это частный случай редактора. При выборе текстового редактора для работы мы должны учитывать многие факторы: и сложность документов, и масштаб текстов, и требования к качеству документа на бумаге.

Наиболее известны ныне редакторы текстов можно условно разделить по «специализации» на три группы:

  1. Процессоры общего назначения («Лексикон», MicrosoftWordи др.)

  2. Редактор научных документов ( Chiwriter,TEXи др.)

  3. Редакторы исходных текстов программ (Multi-Editи встроенные редакторы систем программированияBASICи т.д.)

Word– одна из современных программ в классе текстовых процессоров, которая предусматривает выполнение сотен операций над текстовой и графической информацией. С помощьюWordможно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ.

  1. Wordдает возможность выполнить все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии: