Информ системы издано

12. Проектирование аис в соответствии с потребностями пользователя

12.1. Задачи, принципы проектирования АИС.

Проектирование автоматизированной обработки – это совокупность проводимых научно-исследовательских, технологических и расчетно-экономических работ, предусматривающих создание вариантов решения задач с помощью ЭВМ.

Задача проектирования АИС – обеспечить эффективное функционирование АИС и взаимодействие АИТ со специалистами, использующими технические, программные, коммуникационные средства для выполнения своих профессиональных задач. В процессе проектирования совершенствуются как организация основной деятельности экономического объекта, так и организация управленческих процедур.

Рациональное направление проектирования – разработка типовых проектных решений. Наиболее эффективно применение типовых проектных решений, в том числе стандартных пакетов прикладных программ, в тех видах деятельности, для которых на рынке существует выбор программных продуктов: бухгалтерский учет, документооборот, экономическое и финансовое планирование и анализ.

Основополагающие принципы создания АИС:

системность – этот принцип позволяет подойти к исследуемому объекту как единому целому, выявить связи между структурными элементами, установить функции системы и направления ее деятельности;
развитие – АИС создается с учетом возможности постоянного пополнения и обновления функций системы и видов ее обеспечения;
совместимость – заключается в обеспечении способности взаимодействия АИС различных видов, уровней в процессе их совместного функционирования;
стандартизация и унификация – принцип заключается в необходимости применения типовых, унифицированных и стандартизированных элементов функционирования АИС, это позволяет сократить затраты на создание АИС;
эффективность – заключается в достижении рационального соотношения между затратами на создание АИС и целевым эффектом, получаемым при ее функционировании.

12.2. Стадии и этапы проектирования и создания АИС

В соответствии с ГОСТ 34.601-90 (Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.) можно выделить следующие стадии и этапы создания автоматизированной информационной системы:

Первая стадия – предпроектное обследование объекта. Предусматривает выявление всех характеристик объекта и управленческой деятельности в нем, потоков внутренних и внешних информационных связей, состава задач и специалистов, которые будут работать в новых условиях.

1-й этап – сбор материалов для проектирования, изучение объекта проектирования, разработка и выбор варианта концепции системы.

2-й этап – анализ материалов и формирование документации – технико-экономического обоснования и технического задания на проектирование системы.

Вторая стадия – проектирование.

1-й этап – техническое проектирование – поиск проектных решений – (описываются компоненты системы).

2-й этап – рабочее проектирование – разработка программ, классификаторов, баз данных, создание документации, подготовка инструкций. Документация – проект.

Третья стадия – ввод в действие.

1-й этап – подготовка к внедрению – установка технических средств, загрузка баз данных, проверка, окончательная корректировка.

2-й этап – сдача в промышленную эксплуатацию – оформляется актом приема-передачи.

Четвертая стадия – промышленная эксплуатация. Включает и сопровождение системы, оперативное обслуживание и администрирование баз данных.

При переходе на использовании ЭВМ недостаточно просто декларировать цель автоматизации того или иного процесса, нужно ее конкретизировать, разработать пути достижения.

При отсутствии стратегического плана при решении сиюминутных локальных задачам получается кусочная автоматизация – разрозненные прикладные системы или их фрагменты. Возможна автоматизация по участкам (подразделениям) или направлениям, затрагивающим несколько участков (снабжение, производство, сбыт). Наиболее эффективна комплексная автоматизация управления предприятием.

12.3. Разработка информационного обеспечения и постановка задач на предпроектной стадии.

Предпроектная стадия предусматривает всестороннее изучение существующей системы управления предприятием с целью обоснования технико-экономической целесообразности и необходимости создания ЭИС, выработки решений по совершенствованию информационного обеспечения и разработки основных требований к новой системе. Для этого детально обследуют объект автоматизации с целью установления организационно-технических мероприятий по проектированию и внедрению и производят оценку применимости типовых проектных решений, прикладных программ.

При сборе материалов об объекте проектирования исследуют его экономику, производственную деятельность, организационную и управленческую структуру. Устанавливаются функции подразделений, должностных лиц, перечень, порядок, объемы, периодичность выполняемых работ, наличие положений о подразделениях и должностных инструкций. Делается вывод о правильности распределения функций управления, целесообразности их автоматизации.

Изучается и проектируется информационное обеспечение. Для этого рассматриваются применяемые первичные документы, их формы, состав показателей, порядок заполнения. Разрабатываются системы классификации и кодирования информации. Производится постановка задач для установления состава массивов информации, форм входных и выходных документов, алгоритмов решений. Определяются объемы информации, направления информационных потоков, даются рекомендации по их совершенствованию, разрабатываются схема и график документооборота. Для каждого вида входной и выходной информации дается описание всех ее элементов, участвующих в автоматизированной обработке, а также количество строк в документе, формы документа, описание используемой условно-постоянной информации и алгоритм решения задачи.

Постановка задачи – это описание задачи по определенным правилам, которое дает исчерпывающее представление о ее сущности, логике преобразования информации для получения результата. На ее основе могут быть рекомендованы стандартные программные средства, пригодные для ее реализации. Постановка задачи требует от пользователя не только профессиональных знаний предметной области (для которой делается постановка), но и знаний автоматизированных информационных технологий. Ошибки на этапе постановки задачи могут не только увеличить затраты на создание системы, но и привести к ее неработоспособности.

В результате анализа собранных материалов формируются цели системы управления и критерии эффективности функционирования.

Формируются требования к проектируемой системе, к составу технических средств, к организации и структуре информационной базы, к программному обеспечению.

В технико-экономическом обосновании (ТЭО) обосновывается выбор автоматизируемых функций с учетом получения ожидаемого эффекта. ТЭО разрабатывается в основном заказчиком.

С учетом ТЭО разрабатывается техническое задание на проектирование (ТЗ), которое устанавливает последовательность проектирования и внедрения проекта с учетом возможностей применения типовых проектных решений и прикладных программ.

На основе технического задания составляется договор на создание прикладной системы.

Разработка и внедрение АИТ требуют значительных трудовых и материальных затрат, поэтому их внедрению должны предшествовать обоснование и расчет эффективности. Расчет экономической эффективности производится на предпроектной стадии (расчетная, предварительная эффективность), на стадии рабочего проектирования (оценочная эффективность), и по результатам промышленной эксплуатации (фактическая эффективность) (гл. 6).

Постановка задачи необходима в любом случае. Если уже выбрана тиражная прикладная программа, то при постановке задачи можно учитывать ее структуру и особенности, чтобы требуемая настройка оказалась минимальной.

12.4. Выбор программного обеспечения АИС

На предпроектной стадии производится предварительный выбор программных средств.

Первый вариант - использование офисных программ, например, Microsoft Office. Этот вариант подходит для небольших предприятиях. Эти программы доступны и минимальны по затратам, но требуют значительной подготовительной работы – ввода форм документов, разработки системы таблиц и базы данных и т. д.

Наиболее популярно второе направление автоматизации управленческих функций, в том числе бухгалтерского учета – с помощью прикладной проблемно-ориентированной программы. Их выбор сейчас очень широк, в каждом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую программу. Для предприятия такой вариант может быть удобен, если кроме самой программы предлагаются и другие услуги: ее настройка, внедрение, сопровождение, обучение персонала.

Возможно совместное использование управленческих, бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.

Следующее направление автоматизации управления – разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственного подразделения. Это направление требует длительного времени и больших затрат и оправдано только для крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не подходят. При разработке автоматизированной системы управления, главный бухгалтер должен следить, чтобы были учтены и потребности бухгалтерии.

Большинство предприятий используют второй вариант - приобретение готовой прикладной программы.

К выбору прикладной проблемно-ориентированной системы из множества имеющихся на рынке нужно подходить обдуманно и взвешенно. Необходимо собрать информацию в своем регионе о фирмах, предоставляющих услуги по автоматизации управления, и о программных продуктах, поставляемых ими. Источниками информации могут быть рекламные объявления, публикации в периодической литературе, выставки программного обеспечения, советы знакомых, которым вы доверяете, консультации независимых специалистов.

В принципе невозможно создать управленческую, бухгалтерскую программу, которая была бы пригодна всем пользователям. При выборе нужно учитывать многие аспекты.

Функции программы определяются исходя из целей создания системы, постановки задачи.

Необходимо учитывать отраслевую специфику предприятия и подбирать систему не универсальную, а предназначенную для данной отрасли.

Размеры предприятия. Программы для небольших предприятий не могут учесть все потребности крупных предприятий. Программы для крупного предприятия на малом не будут эффективно использоваться, так как сложны и многофункциональны, имеют высокую цену. Нужно выяснить максимальное количество рабочих мест, которое должно превышать сегодняшнюю потребность.

Необходимо выбирать лицензионную программу известного производителя, достаточный срок работающего в этой отрасли. Программа должна успешно работать на предприятиях данной отрасли.

Необходимый аспект – наличие качественного сопровождения. Оно может осуществляться производителем или его партнерами. В договоре на обслуживание указывают виды предоставляемых услуг – установка, настройка, внедрение, консультации, обучение, предоставление новых версий и релизов, доработка и исправление ошибок. Нужно учесть условия, на которых они оказываются: стоимость, место обслуживания – с выездом или нет, сроки, они могут зависеть от количества работников фирмы.

Немаловажное значение имеет возможность настройки, доработки программы. Но не стоит переоценивать рекламируемые возможности изменения программы. Небольшое изменение может затронуть многие элементы программы. Значительные изменения могут привести к следующим последствиям:

предоставляемые бесплатно фирмой-разработчиком новые версии и релизы будут несовместимы с внесенными изменениями, то есть все изменения в законодательстве придется вносить в программу самостоятельно;
возникает зависимость от специалиста, доработавшего программу, все дальнейшие изменения программы может производить только этот специалист;
значительная доработка программы может оказаться дороже, чем приобретение другой, более подходящей программы.

Любая управленческая, бухгалтерская программа является элементом информационной системы и тесно взаимосвязана со многими другими ее элементам, в первую очередь – с техническим, информационным и организационным обеспечением и персоналом.

Каждая программа предъявляет определенные требования к техническим параметрам компьютера – объему памяти (оперативной, постоянной), процессору, к сети.

При выборе программы нужно учитывать численность персонала предприятия, объем и номенклатуру товарооборота, сложность документооборота.

Необходимо выяснить, как осуществляется защита данных – разделение доступа, резервное копирование.

Следует учитывать, можно ли организовать АРМ для каждого пользователя? Какие изменения в организации их работы вызовет внедрение новой системы?

Программа должна быть проста и удобна в работе, а персонал – достаточно квалифицированным и обученным.

12.5. Порядок внедрения типовой автоматизированной системы бухгалтерского учета

При автоматизации бухгалтерии с помощью тиражной бухгалтерской программы постановка задачи и техническое задание часто не выполняются, как не составляют и проект, что оказывает негативное влияние на эффективность создаваемой автоматизированной системы бухгалтерского учета.

Техническое задание необходимо, если для настройки, внедрения бухгалтерской программы привлекаются сторонние сотрудники или организации. Они должны принимать участие в составлении технического задания и подписывать этот документ. Результат их работы оценивается по тому, как выполнено техническое задание, и в случае разногласий техническое задание является основным документом для судебного разбирательства.

Для наибольшей эффективности автоматизированной системы бухгалтерского учета следует автоматизировать работу по всем участкам бухгалтерского учета. Главную книгу и оборотно-сальдовую ведомость следует формировать автоматически. Также целесообразно автоматически заполнять баланс, приложения к нему, налоговые декларации.

При внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учета бухгалтеру необходимо выполнить следующие работы:

Разработать учетную политику.
Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счету, субсчету может быть необходимо вести несколько видов аналитического учета (большинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учет наиболее трудоемок, его данные используются не только учетными работниками, но всеми управленцами.
Составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники) используются для ведения аналитического учета, то есть показатели в них представляют собой аналитические счета. Показатели необходимо упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчать поиск, группировку информации. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учета). Сделать это нужно до ввода классификаторов в ЭВМ, изменение группировки и кодов в дальнейшем затруднено.
Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учета, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности, предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учетом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, следует в нее добавить (большинство бухгалтерских программ допускают это). Желательно, чтобы ввод первичных документов в ЭВМ происходил одновременно с их составлением или получением, затем их можно распечатать. В ЭВМ необходимо вводить все реквизиты документов. Ввод производится один раз, если документы связаны информационно, это должно быть отмечено бухгалтером.
Рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в ЭВМ следует автоматизировать, хотя, при необходимости, любую корреспонденцию, как правило, можно ввести и вручную. Но будет удобнее и правильнее, если бухгалтерские корреспонденции будут составляться автоматически на основе первичных документов, что предусматривают бухгалтерские программы.
Определить, какие выходные документы (регистры и отчетные формы) должны формироваться автоматически на основе введенной в ЭВМ информации. Бухгалтерские программы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необходимости позволяют их изменить, ввести новые.

Необходимые для небольшого предприятия классификаторы, документы, отчеты уже имеются в стандартных бухгалтерских программах и их настройка окажется минимальной. Но для наиболее эффективной автоматизации бухгалтерского учета все названные работы следует провести, так как в дальнейшем внести изменения будет трудно. Особенно важно продумать систему счетов.

На этапе ввода автоматизированной системы в действие необходимо указать в программе реквизиты предприятия, некоторые параметры учетной политики, откорректировать план счетов, который, как правило, уже предлагается, заполнить классификаторы и ввести вступительный баланс (удобнее на 1 число года или квартала). Ввод остатков по счетам нужно производить одной датой, по всем аналитическим счетам, сальдо по синтетическим счетам при этом будет получено автоматически. Это очень большой объем работ, выполнить их нужно достаточно быстро. При больших объемах бухгалтерских работ ввод в действие возможно производить отдельно по участкам учета, но только после выполнения всех предварительных работ, так как участки учета взаимосвязаны между собой и представляют единую систему.

12.6. CASE-технология проектирования информационной системы

Лавинообразное расширение областей применения компьютеров, возрастающая сложность информационных систем, повышающиеся к ним требования привели к необходимости индустриализации технологий их создания. В 80-х годах ХХ века сформировалось новое направление в автоматизации программирования и проектирования ЭИС – CASE-технология – совокупность методологий анализа, проектирования и сопровождения сложных информационных систем, поддерживаемую комплексом взаимосвязанных средств автоматизации. CASE (Computed Aided Software Engineering) – система конструирования программ с помощью компьютера.

CASE – это инструментарий для системных аналитиков, программистов и разработчиков, позволяющий автоматизировать процесс проектирования и разработки информационных систем, вошедший в практику создания и сопровождения информационных систем и информационных технологий. Это совокупность методов анализа, проектирования, разработки и сопровождения информационной системы, поддержанная комплексом взаимосвязанных средств автоматизации. В большинстве современных CASE-технологий применяется методология структурного анализа и проектирования, основанная на наглядных диаграммах. Для описания проектируемой системы используются графы, диаграммы, таблицы, схемы, что обеспечивает строгое и наглядное описание проектируемой системы, которое начинается с ее общего обзора, а затем детализируется.

Разработчик с помощью CASE-технологии описывает предметную область; входящие в нее объекты, их свойства; связи между объектами и их свойствами. В результате формируется модель, описывающая основных участников системы, их полномочия, потоки документов между ними. Выявляются функции отдельных элементов системы и информационных потоков. Каждое рабочее место описывается как технологический модуль, в котором происходит преобразование информации. Каждому модулю устанавливается механизм, в соответствии с которым он изменяет находящиеся в нем данные и функции в зависимости от управляющих параметров и информации, получаемой от оператора и других модулей. Для связанных между собой функциональных блоков устанавливают механизм, описывающий правила их взаимодействия. В конечном итоге составляется полная модель системы.

Достоинствами CASE-технологии являются:

повышение производительности труда разработчиков и программистов на несколько порядков за счет освобождения от рутинной работы;
сокращение сроков создания информационной системы;
возможность формализовать документирование и администрирование проектов;
минимизация ошибок и несовершенства программного обеспечения пользователей;
повышение качества создаваемой информационной системы;
ускорение обучения персонала и использования программного обеспечения в полном объеме;
постоянное обновление и модернизация прикладной программы, сопровождение функционирующей информационной системы.

Наиболее известной в России является CASE-система Oracle, позволяющая создавать приложения на основе одноименной СУБД.

Этапы CASE-технологии:

формирование требований, выработка концепции и стратегии;
анализ объекта;
проектирование с описанием компонентов и архитектуры системы;
реализация – разработка и отладка программы, описание структуры базы данных, создание документации;
внедрение – установка технических средств, программного обеспечения, загрузка баз данных, тестирование системы, обучение персонала;
эксплуатация системы, включающая сопровождение программных, технических средств, базы данных, всего проекта.

Содержание