2. Документ, як основний вид офіційно-ділового стилю

ДОКУМЕНТ (від лат. documentum - доказ, свідчення; англ. document, deed; нім. legіtіmatіon):

1) у широкому змісті зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати;

2) матеріальний об'єкт із зафіксованої на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозаписи або зображення, призначений для передачі в часі й просторі з метою зберігання й суспільного використання;

3) у праві - складений у встановленому порядку акт, що засвідчує юридичний факт (народження, вступ у шлюб) або подія, службовець доказом справи, що має значення для, обставини (письмові докази), або що надає (прекращающий) право на що-небудь (договір, диплом, заповіт); будь-який зафіксований на матеріальному носії (звичайно письмовий) акт, що має юридичну чинність, доказуючи, правовстановлююче або службове значення. Напр., у кримінально-правовому змісті документ розглядається як упредметнений виклад думок, придатне й призначене для доведення юридично значимих обставин і що дозволяє встановити його укладача. Документ є речовинними знаками, що можуть служити доказами, якщо вони виражають думки виконавця, придатні самі по собі або за допомогою ін. засобів вираження бути доказом і нерозривно пов'язані з певним предметом.

З документу повинно бути видно, хто його склав і в чому полягає його зміст. Текст документу повинен викладатися лаконічно й вичерпно; виклад не повинен допускати різного тлумачення слів; не рекомендується вживати маловідомі скорочення й позначення, якщо вони не розшифровані, іноземні слова й спеціальні терміни, що не одержали широкої популярності, якщо вони не роз'ясняються в тексті документу.

Певні види документів підлягають спеціальному правовому захисту. Підробка посвідчення або іншого офіційного документу є злочином.

Документ класифікуються по різних підставах. Розрізняють:

• публічні (вихідні з органів державної влади) і приватні документи;

• ті, що входять і виходять у документообігу організацій;

• за ступенем відкритості - доступні для загального ознайомлення, для службового користування, секретні, зовсім секретні.

Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним та залежить від того для чого і в якій галузі він використовується.      В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу:

• письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.

• офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо)

• матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація.

• достовірне історичне письмове джерело.

     Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.      Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.