2.Информационное обеспечение аис

2.1. Экономическая информация, ее значение, свойства и особенности

Понятие «информация» произошло от латинского «informatio», что обозначает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления.

Информация подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: биологическая, физическая, химическая, техническая, управленческая, экономическая, правовая и т.д. Информация, которая обеспечивает решение задач организационно-экономического управления экономическими, хозяйственными объектами, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, технического и другого содержания. Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая, представляющая собой совокупность сведений, характеризующих деятельность и экономическое состояние объекта управления. Она включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов, выражается натуральными и стоимостными показателями. Экономическая информация одновременно является инструментом управления и элементом управления, является важнейшим ресурсом.

Данные – это отдельные факты, результаты наблюдений, выраженные на определенном языке. Если данные используются, то они становятся информацией.

Верхним уровнем информации являются знания. Знания связываются с данными, основываются на них, но представляют результат мыслительной деятельности человека, обобщают его опыт.

Знания – это выявленные закономерности предметной области (принципы, связи, законы), позволяющие решать задачи в этой области.

Свойствами экономической информации являются: достоверность, точность, полнота, ценность, оперативность, актуальность; простота представления, понятность.

Особенности экономической информации:

• значительные объемы перерабатываемой информации;

• многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т. д.);

• широкое распространение носителей исходных данных и результатов обработки, многообразие ее источников и потребителей;

• преобладание цифровых и алфавитных знаков;

• значительный удельный вес арифметических и логических операций при ее обработке;

• необходимость оформления результатов обработки в форме, удобной для восприятия человеком;

• все виды экономической информации (плановая, учетная, аналитическая и т. д.) связаны между собой, поэтому необходима интегрированная обработка экономической информации.

2.2. Виды экономической информации

Экономическую информацию классифицируют по различным признакам:

• по функциям управления:

  • учетная – отражает совершившиеся процессы;

  • плановая – описывает процессы, которые будут происходить в будущем;

  • аналитическая – получают в результате анализа учетной и плановой информации.

• по стадиям образования:

• первичная – возникает в процессе планирования и производства;

• производная – получается при обработке первичных данных;

• по способу фиксации:

• устная – передается устно, не фиксируется в документах;

• документированная – фиксируется в документах;

• по месту возникновения:

• внутренняя – возникает на предприятии;

• внешняя – поступает извне;

• по стабильности:

• переменная – отражает фактические характеристики событий, используется однократно;

• постоянная – остается неизменной в течение длительного времени и многократно используется;

• по направлению движения:

• входящая;

• исходящая;

• по отношению к автоматизированной информационной системе:

• входная – вводится в ЭВМ для обработки;

• выходная – обработанная информация выводится для ее использования.

2.3. Структура экономической информации. Количественные характеристики экономической информации

Экономическую информацию любого вида по структурному составу можно разделить на:

• реквизит – неделимая единица экономической информации, выражающая определенное свойство объекта. При машинной обработке баз данных представляет собой поле. Реквизит-основание дает количественную характеристику явления, реквизит-признак характеризует качественное свойство описываемого объекта. Реквизиты-основания подлежат арифметической обработке, реквизиты-признаки – логической.

• показатель – совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл;

• документ – включает реквизиты и показатели, относящиеся к одному объекту или явлению;

• группа однородных документов составляет информационный массив;

• отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить информационную подсистему;

• информационная система охватывает всю информацию экономического объекта.

Существуют разные подходы к измерению количества информации. Структурный подход предлагает измерять количество экономической информации в реквизитах, показателях, документах. При хранении информации на машинных носителях количество информации выражается в байтах.

Структурирование информации является определяющим при построении баз данных – наиболее эффективной формы организации информации. Система показателей и документы на бумажных и электронных носителях составляют основу информационного обеспечения информационной системы предприятия.

2.4. Состав информационного обеспечения

Информационное обеспечение представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в АИС. Оно включает в себя совокупность единой системы показателей, базы данных, системы классификации и кодирования информации, унифицированные системы документации, схемы потоков информации – вариантов организации документооборота.

Задачи информационного обеспечения:

• представление полной, достоверной и своевременной информации для принятия управленческих решений;

• полное отображение объекта управления в системе показателей;

• обеспечение взаимной увязки отдельных задач;

• минимизация затрат на организацию информационных процессов;

• организация эффективного хранения и поиска данных;

• обеспечение своевременности получения, обработки и выдачи информации пользователям.

Информационное обеспечение принято делить на внемашинное, представляемое в виде, удобном для восприятия человеком, и внутримашинное – совокупность всех видов информационных файлов системы, расположенных на машинных носителях (рис. 2).

Информационное обеспечение

Внемашинное

• Система показателей производственно-хозяйственной деятельности экономического объекта

• Система классификации и кодирования информации

• Унифицированная система документации

• Схемы внешних и внутренних информационных потоков объекта

Рис. 2. Состав информационного обеспечения

Система показателей – совокупность взаимосвязанных показателей, используемых для решения задач информационной системы. Является основой для сбора и обработки экономической информации, определяет содержание документов и массивов.

Для однозначного описания данных, идентификации и эффективного поиска, с целью удобства сбора, передачи, обработки и использования информации применяют средства классификации и кодирования.

Большая часть информации на предприятии закрепляется в документах. Унифицированная система документации – рационально организованный комплекс взаимосвязанных форм документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

Собранную информацию, в том числе документированную, необходимо передавать тем пользователям, которым она нужна. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Более подробно рассмотрим системы документации, классификацию и кодирование, базы данных как наиболее сложные элементы информационного обеспечения.

2.5. Классификация и кодирование экономической информации

При значительных объемах информацию необходимо упорядочить, «разложить по папкам», для удобства работы с нею, быстрого поиска.

Классификация – деление множества на подмножества, на группы в соответствии с выбранным признаком классификации, упорядочение.

Система классификации – совокупность правил, принципов, в соответствии с которыми осуществляется классификация.

Самые распространенные системы классификации:

• Иерархическая – совокупность всех объектов делится по выбранному признаку на группы, затем каждая группа делится на подгруппы и т. д. Важным является выбор системы признаков, применяемых при классификации, они должны быть логически связаны между собой.

• Фасетная – объекты разбиваются на независимые группировки по различным признакам (фасетам), которые не зависят друг от друга.

После классификации производится кодирование – присвоение условного обозначения каждому объекту совокупности.

Код является условным обозначением объекта. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми, штриховыми и т. д. При машинной обработке предпочтение отдается цифровым кодам как наиболее удобным для ЭВМ. Кодирование необходимо для однозначного обозначения объектов, для их быстрой группировки, поиска, для удобной работы с информацией.