1. Облік особового складу

Сукупність документів, у яких зафіксовано етапи трудової діяльності співробітників, називається докумен-тацією з особового складу (кадри персоналу).

До таких документів належать:

•          трудові контракти (договори), які укладає підпри-ємство з робітником;

•          трудові книжки;

•          накази по особовому складу (про приймання, звільнен-ня, переведення співробітника);

•          особові картки форми Т-2;

•          особові справи.

Документація з особового складу найважливіша доку-ментація. Вона потребує особливої ретельності та акуратності під час оформлення, ведення і забезпечення збереженості про-тягом тривалого періоду.

У процесі роботи з документами з особового складу не-обхідно враховувати, що персональні дані (відомості про фак-ти, події та обставини трудової діяльності й особистого життя)

громадян (Закон України “Про інформацію...”) відносять до категорії конфіденційної інформації.

Облік особового складу підприємства покладено на служ-бу персоналу (iнспектора з кадрiв). Вiдповiдно до покладених на вiддiл персоналу функцiй вiн повинен забезпечити систе-матичне одержання такої iнформацiї:

•          про чисельнiсть працюючих на пiдприємствi, у вiддiлах та iнших пiдроздiлах;

•          про склад працiвникiв за категорiями, професiями, квалiфiкацiєю, освiтою, стажем роботи, статтю, вiком, нацiональністю та iншими ознаками;

•          про змiни чисельностi i складу працiвникiв у цiлому по пiдприємству та його структурних пiдроздiлах i про причини змiн.

Для одержання такої iнформацiї потрiбно мати такі доку-менти:

•          накази (розпорядження) про приймання, звiльнення i

перемiщення на iншу роботу;

•          записи про надання вiдпусток.

На основi цiєї iнформацiї роблять вiдповiднi записи в

облiкових документах (особових картках, трудових книжках).

Особова картка — це затверджена форма облiкового доку-мента, яку заповнює спецiалiст служби персоналу на підставі опитування особи, яку приймають на роботу (постiйну, тимча-сову або сезонну), i таких документiв: паспорта, трудової книжки, диплома, посвiдчення, прав на управлiння транспорт-ними засобами i т.п.

Облiкова особова картка за формою Т-2 ведеться на всiх працiвникiв, яких приймають на постiйну або сезонну роботу. Крiм цього, на спецiалiстiв з вищою освiтою заповнюють облiкову картку за формою 206, а на спецiалiстiв iз середньою спецiальною освiтою — за формою 210.

На наукових працiвникiв заповнюють картку за формою Т-4. Заповнену картка пiдписує особа, яку приймають на робо-ту, i завiряє керiвник служби персоналу.

Облiковi картки за названими формами ведуться на вели-ких торговельних пiдприємствах, де працює велика кiлькiсть спецiалiстiв. Вони полегшують пошук, облiк i звiтнiсть, опера-тивний контроль за їх перемiщенням та службовим викорис-танням.

Особовi картки працiвникiв комплектуються за структур-ними пiдроздiлами пiдприємства, за прiзвищами в алфавiтно-му порядку. Iз особових карток створюється картотека особо-вого складу всiх працiвникiв пiдприємства.

Пiсля звiльнення працiвника його особова картка зберiгається у службi персоналу пiдприємства протягом двох рокiв, а потiм передається в архiв пiдприємства для зберігання протягом 75 рокiв.