2. Порядок ведення особових справ

Особовi справи ведуться на керiвникiв пiдприємства, їх заступникiв, начальникiв структурних пiдроздiлiв, служб, вiддiлiв, секцiй, спецiалiстiв, якi ведуть самостiйнi роботи, а також на матерiально вiдповiдальних працiвникiв.

Особова справа — це добiр рiзних документiв, якi харак-теризують бiографiчнi, дiловi та особисті якостi працiвника. Вона необхiдна для вивчення, добору i використання персона-лу на пiдприємствi.

Особовi справи систематизуються в алфавiтному порядку або за структурними пiдроздiлами у вiдповiдностi із затверд-женим штатним розкладом. Окремо зберiгають особовi справи матерiально вiдповiдальних осiб.

Кожнiй особовiй справi присвоюють порядковий номер, який вiдповiдає номеру в штатно-посадовiй книзi.

Особову справу працiвника комплектують з таких доку-ментiв:

•          опис документiв;

•          доповнення до особового листка з облiку кадрiв;

•          особовий листок з облiку кадрiв;

•          автобiографiя;

•          копiї документiв про освiту;

•          заява про приймання на роботу;

•          копiї документiв про призначення на посаду;

•          атестацiйнi листи;

•          копiї наказiв про заохочення i покарання.

Опис документiв складає працiвник служби персоналу пiд час первiсного оформлення документiв особової справи, а по-дальшi записи заносять пiсля одержання вiдповiдних доку-ментiв.

Форма опису особової справи дає можливiсть працiвни-кові служби персоналу враховувати тимчасове вилучення з неї документiв.

Особовий листок з облiку кадрiв є одним з основних доку-ментiв у особовiй справi. Вiн вiдображає автобiографiчнi данi про працiвника, його трудову дiяльнiсть, сiмейний стан, на-явнiсть урядових нагород, перебування за кордоном тощо. Правильнiсть заповнення особового листка облiку кадрiв обов’язково звiряє iнспектор з персоналу з оригiналами (або копiями) документiв працiвника: паспортом, трудовою книж-кою, дипломом (посвiдченням), вiйськовим бiлетом тощо. При цьому дати та iншi показники документiв звiряються з ти-ми, що вказанi в особовому листку з облiку кадрiв.