3. Документация и документооборот в коммерческих банках.

Документ - это юр. подтверждение факта совершения операции, в связи с этим установлены строгие правила оформления конкретных документов по видам проводимых операций.

Бух. учет, в том числе и в банках, - это учет строго документальный, т.е. ни одна бух. запись не совершается без наличия соответствующего документа. В свою очередь бух. запись, сделанная на основании законного документа, сама становится юр. фактом и является основанием для дальнейших бух. действий.

Например: банком произведена операция, которая на основании первичного документа, зарегистрирована в Журнале регистрации операций ком. банка за данный банковский день. Далее сумма указанной операции на основании Журнала регистраций отражается на соответствующих бух. счетах методом двойной записи. Перед отражением операции за день на счетах указывается сальдо начальное на основании баланса, составленного на начало данного банковского дня. После того как все операции за данный банковский день отражены на счетах бух. учета, определяются обороты по дебету и кредиту каждого счета и выводится сальдо конечное. Далее, данные, отраженные на бух. счетах сводятся в оборотно-сальдовую ведомость (оборотно-сальдовая ведомость - важнейший способ контроля за правильностью ведения бух. счетов в течение данного отчетного периода). Оборотно-сальдовая ведомость, в свою очередь, является основанием для составления баланса на начало след. банковского дня.

Банковская документация, в подавляющей части, составляется на бланках строго установленного образца. Образцы указанных бланков представлены в Общероссийском Классификаторе Управленческой Документации (ОКУД). Бланки банковских документов издаются типографским способом, но в настоящее время разрешается создавать их на персональных компьютерах (ПК), но с обязательным соблюдением конфигурации, полей и установленных размеров. По месту создания документы подразделяются в банках на документы клиентского или банковского оформления.

В зависимости от проводимых операций документы подразделяются на расчетные, мемориальные и кассовые.

1)Расчетные документы - это документы, которыми оформляются операции по безналичным расчетам:

1.Платежное поручение—оформляется плательщиком и передаются банку для осуществления соответствующего безналичного платежа. Банк при необходимости оформляет платежное поручения самостоятельно. 2.Платежное требование - оформляет получатель платежа и выставляется на инкассо в банк, который обслуживает плательщика. Нуждается в акцепте, т.е. в соглашении плательщика на совершение данного платежа. 3.Инкассовые поручения - оформляются взыскателем платежа, выставляется на инкассо в банк плательщика и не нуждается в акцепте. 4.Расчетные чеки - это ценная бумага, эмитентом которой является банк, берущий на себя ответственность за своевременность и полноту оплаты указанных расчетных чеков. 5.Аккредитив - ценная бумага, эмитентом которой является банк плательщика и которая содержит условия поступления средств покупателя на счет поставщика. Банк-исполнитель аккредитива перечислит средства поставщику при выполнении им обязательств по договору с покупателями.

2)Мемориальные документы - это мемориальные балансовые и внебалансовые ордера. К банковским документам предъявляются требования называемые контировкой.

Контировка - это указание на документе номера дебетуемого и кредитуемого счетов. Если на документе нет свободного поля для контировки, то оформляется и прилагается к документу мемориальный ордер (дата, номер, указание документа, для которого он оформляется, сумма операции и номера дебетуемого и кредитуемых счетов).

3)Кассовые документы - это документы, которыми оформляются операции, проводимые банков с наличными деньгами. Поскольку все кассовые операции подразделяются на приходные и расходные, то и кассовые документы также существуют как приходные, так и расходные.

Любые приходные кассовые операции оформляются приходным кассовым ордером. Если наличные деньги поступают в кассу банком от юр. ли, то оформляется документ, который называется «объявление на взнос наличных денег». Этот документ заполняется представителем организации, которая вносит наличные деньги в кассу банка (от руки).

При выдаче денег из кассы банка в каждом случае оформляется расходный кассовый ордер. Если наличные деньги выдаются банком юр. лицу, то это производится на основании ден. чека.

Для получения наличных денег в кассе банка клиент юр. лицо должен оформить ден. чек. Бланки указанных чеков в виде чековой книжки (25 листов (чеков)) клиент приобретает у своего банка после открытия банковского счета.

Денежный чек заполняется вручную и предъявляется операционному работнику. Если операционный работник не находит причин для отказа клиента в получении наличных денег, он выписывает расходный кассовый ордер, который вместе с чеком внутрибанковским путем передается в кассу банка. Затем происходит выдача наличных денег клиенту юр. лицу.

Помимо клиентов банки могут проводить кассовые операции с другими КО, т.е. с другими банками, то есть конкретный банк может получать наличные ден. средства от другого банка или выдавать наличные ден. средства другому банку (как в рублях, так и в иностранной валюте).

Для документального оформления данных операций также используются либо объявления на взнос наличных денег, либо ден. чеки.

Документация - это совокупность всех видов документов, которые необходимы для отражения банковских операций. При том, что основная часть банковской документации оформляется на бланках строго установленного образца, существует ряд документов, формы которых банки имеют право разрабатывать самостоятельно. Если банки разработали формы необходимых документов, то они должны быть отражены в утвержденной учетной политике.

Документооборот - это период от создания документа или поступления его от клиента до помещения документа на хранение в архив банка, как исполненного. При открытии банковского счета клиенты уведомляются о том, каковы границы операционного дня банка. Операционный день—это период, в течение которого документы, поступившие от клиента, исполняются датой их поступления. После окончания операционного дня банки принимают документы у клиента, но исполнены они будут следующим банковским днем (приблизительно с 10:00 до 15:00). Исключения составляют операции по вкладам физ. лиц—банки обязаны их проводить в течение всего рабочего дня.