41.Подготовка и распространение пресс-релизов.Организация пресс-конференций. Основные виды коммуникативных событий Пресс-релиз: виды, принципы построения.

Пресс-релиз – один из инструментов PR, представляющий собой бюллетень, предназначенный для редакций средств массовой информации, из которой они могут взять интересующую их информацию.

Пресс-релиз – по типу:

1. Пресс-релиз – анонс. Он рассказывает о событии и приглашает принять в нем участие.

2. Аналитический пресс-релиз. Материал, подготовленный к публикации, содержащий не только информацию, но и аргументацию к ней.

3. News – release – Информационный материал, предлагающий журналистам новость.

Пресс-релиз – по форме построения:

1.           Публикационный пресс-релиз. Предназначенный сразу для публикации без изменений материал небольшого объема.

2.           Технический пресс-релиз. В нем изложены все детали предстоящего события. В нем надо кратко суммировать все подробности события. Он более объемен и подробен.

3.           Пресс-релиз – резюме. Излагаются основные моменты какого-либо отчета, выступления, презентации. Он также не очень объемен.

4.           Пресс-релиз сопроводительной информации. Готовятся для специализированных изданий.

5.           Пресс-релиз – объявление. Самый короткий; содержит несколько предложений.

Формула пресс-релиза (принцип перевернутой пирамиды): - предмет заявляется в первой фразе; - первый абзац – резюме всей истории; - последний абзац или «шапка» содержат полное название, адрес, телефон организации, дату написания, контактный телефон и ФИО автора релиза. - объем – 200-300 слов; интервал 2-ой, поля 3-5 см для корректурной правки. - Использовать только 1 сторону листа.  - Оставлять широкие поля слева и справа.  - Распечатывать материал через 1,5 – 2 интервала.  - Нельзя делать подчеркивания и выделения.  - Пресс-релиз должен быть кратким. Оптимальный вариант – 1 страница.  - Нельзя прямо указывать журналисту, когда можно и нельзя использовать пресс-релиз.   Использовать минимум заглавных букв.  - Числительные от 1 до 9 пишутся прописью. Далее – цифрами. - Даты пишутся всегда цифрами. Вместо нулей следует писать «тысяч» или «миллионов». - Кавычки используются только при прямой речи. В названиях кавычки не пишутся. - Он не должен восприниматься, как реклама.  - Пресс-релиз пишется в стиле, который используют журналисты данного издания.  - Надо стараться избегать перегрузки научными терминами. - Надо описывать не свойства продукта, а его достоинства.

Правила организации и проведения пресс-конференции.

    В системе работы с журналистами пресс-конференция является центральным событием, позволяющим решать многие задачи. Необходимо заранее определять приблизительную периодичность проведения пресс-конференций. В крупных организациях, особенно органах власти, оптимально вводить постоянный график проведения пресс-конференций: это упрощает процесс оповещения журналистов, создает ощущение стабильности , доверительного отношения к прессе. Для средней организации важно решить - ежеквартально или ежемесячно вы собираете журналистов. Будут ли достойные внимания общественности и прессы информационные поводы? Важно выстраивать перспективу на год. Желательно приглашать журналистов не менее, чем раз в полгода.

Итак, подходит срок проведения пресс-конференции. Наши действия: определяем ПОВОД для встречи с журналистами. .Это могут быть итоги работы за год, какое-либо значительное событие в жизни организации, выигрышные для нас итоги анализа ситуации на рынке, освоение нового вида услуг или открытие нового объекта. Следующий шаг: сочиняем емкую формулировку, которая станет объявленной ТЕМОЙ пресс-конференции. Привлечет ли  внимание ТЕМА - от этого во многом зависит успех пресс-конференции.

Информационный повод и тема – близкие понятия. Но нам важно еще определить цель проведения пресс-конференции. Ведь пресс-конференция – это мероприятие, являющееся частью нашей ПР-программы. Рассмотрим на конкретном примере , как формулируются тема и цель встречи с журналистами.

Выбираем день проведения пресс-конференции. Лучше , если будут учтены несколько факторов. Нельзя назначать пресс-конференцию в тот день, когда происходят  крупные события в регионе (они отвлекут массу журналистов). Необходимо избежать совпадения по времени и дате с официальными пресс-конференциями, которые проводят органы власти, нежелательно также выбирать понедельник или пятницу. Оптимальное время проведения - от 11 до 15 часов. Если начнем позже, журналисты не успеют  смонтировать материал и поместить в вечерние выпуски ТВ и радио.

Приглашать журналистов следует письменно, примерно за 10 дней до проведения пресс-конференции. В приглашении должны быть указаны тема пресс-конференции, имена ньюс-мейкеров, дата и время проведения , а также – адрес помещения, где будет происходить событие , сопровождаемый схемой движения ( если адрес мало известен).

За день до проведения пресс-конференции обязательно звоним и уточняем – кто из журналистов будет . Это важно, так как иногда приглашения в редакциях теряются или сами журналисты в текучке событий забывают о нашем приглашении. К тому же , уточнив персоналии, мы будем более подготовлены к атмосфере общения.

Помещение для проведения пресс-конференции лучше выбрать  с учетом размещения не менее 20 человек. Слишком большой зал создаст ощущение "незначительности" события: будет много незаполненного пространства.

Не забудем предусмотреть столы для регистрации пришедших на пресс-конференцию. Они должны стоять перед входом в зал проведения пресс-конференции. Список пришедших и зарегистрированных журналистов в момент начала пресс-конференции нужно оперативно передать ведущему.

Таблички с названиями основных приглашенных СМИ , ТВ-каналов , расставленные на столиках, создают ощущение гостеприимства: важно показать журналистам, что их  здесь ждали! Таблички для радиожурналистов  необходимо ставить на первые столы: у них , обычно, много суеты с микрофонами.

Пакет для журналистов. Его называют еще «пресс-пакет» или «раздаточный материал».  Это обязательный для грамотного обеспечения работы момент. Дело не только в традициях или желании порадовать гостей красивыми папками и при возможности сувенирно-фирменными ручками. Папки могут быть элементарными, ручек может не быть вообще. Так называемый раздаточный материал ценен как дополнение к содержанию пресс-конференции: ведь не все прозвучавшие цифры будут восприняты на слух, не все факты будут понятны в устном изложении. К тому же есть возможность предложить журналистам фотоматериалы или ксерокопии публикаций, итоги социсследований и т.д. Но этот материал не должен быть излишне перегружен информацией. Важна золотая середина: пакет для журналистов – это выразительно и со вкусом дополняющий пресс-конференцию материал.

Функции ведущего следующие: он  открывает пресс-конференцию , сообщает о количестве присутствующих журналистов, благодарит их за внимание к организации и реакцию на приглашение,  объявляет тему, представляет дающих пресс-конференцию, объявляет регламент, порядок ведения, далее – руководит общением присутствующих в соответствии с принятым регламентом.

Основные виды коммуникативных событий