17. Оперативное управление предприятием

Информационная система, решающая задачи оперативного управления предприятием, строится на основе базы данных, в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. Такая информационная система является инструментом для управления бизнесом и обычно называется корпоративной информационной системой. Информационная система оперативного управления включает в себя массу программных решений по автоматизации бизнес-процессов, имеющих место на конкретном предприятии.

Управленческая деятельность – это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления – трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.

Системами оперативного учета и управления может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций. Такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям. Системы этого класса по многим критериям универсальны. Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне – отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению.

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом. Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, информационная система этого уровня является основным поставщиком информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.

К информационным системам рассматриваемого уровня относятся широко распространенные программы бухгалтерского и торгово-складского учета, системы оперативной обработки информации (OLTP- On-Line Transaction Processing), поддерживающие различные базы данных с целью автоматизации бизнес-процессов фирмы.

Информационные системы офисной автоматизации (Office Automation Systems) вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня.

Основная цель – обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда. Информационные системы офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Эти системы выполняют следующие функции: обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров; архивация документов; электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации; электронная почта; видео- и телеконференции.

Системы автоматизации документооборота обеспечивают подготовку и маршрутизацию документов внутри организации, а также хранение и оперативный поиск документов. Можно выделить два класса подобных систем: системы класса workfow, системы класса groupware. Основное назначение обоих классов – автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе. Однако между ними имеются существенные различия. Системы класса groupware ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное совместное использование информации группой пользователей. Системы класса workfow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ, т.е. выполнение одной «большой» работы группой пользователей. Системы groupware и workfow не конкурируют между собой , а скорее дополняют друг друга. Если руководитель заботится о повышении работы каждого отдельного сотрудника в небольшом коллективе, то предпочтение следует отдать системам класса groupware. Сравнительная характеристика систем groupware и workfow представлена в табл. 6.

Появление на российском рынке систем управления электронными документами EDMS (Electronic Document Management System) вызвано стремлением сократить поток бумажных документов и уменьшить сложности, возникающие в связи с их хранением, поиском и обработкой. Системы этого класса реализуют ввод, хранение и поиск всех типов электронных документов как текстовых, так и графических. Основной способ ввода документов в систему класса EDMS ¾ сканирование, хотя информация может поступать и с магнитных носителей и через коммуникационные линии. В более поздних системах EDMS используется технология оптического распознавания символов (OCR – Optical Character Recognition). После сканирования происходит перевод графического образа документа в текстовый файл, затем включается процесс исправления ошибок, допущенных при распознавании, после этого новый документ включается в информационную систему.