1.1 Нормативно-правовые акты, регламентирующие процессы документационного обеспечения управления
В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу служб делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты.
Нормативно-правовой акт - закон, кодекс, постановление, инструкция и другое властное предписание государственных органов, которое устанавливает, изменяет или отменяет нормы права. Предписания нормативно-правовых актов носят общий характер и направлены на регулирование определенного вида общественных отношений. В Российской Федерации и европейских государствах нормативно-правовой акт является основным источником права.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
- Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
- Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного обеспечения на федеральном уровне;
- Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
- Стандарты на документацию;
- Унифицированную систему документации;
- Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера.
В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства прежде всего органами исполнительной и представительной власти субъектов Российской Федерации, а также организациями, действующими на их территории. Данные документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость.
Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции указано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…"Это положение развито в важнейшем правовом акте Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.02.2014).
Федеральный закон установил ряд основополагающих положений по документированию информации, сформулировал необходимую терминологию, определил принципы правового регулирования в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.
Гражданский кодекс Российской Федерации установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей Гражданского Кодекса установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица. Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Ряд законодательных актов Российской Федерации такие, как:
1. Закон "О языках народов Российской Федерации";
2. Закон "Об участии в международном информационном обмене";
3. Закон "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров";
4. Закон "Об обязательном экземпляре документов";
5. Закон "О коммерческой тайне";
6. Закон "О бухгалтерском учете" и др.
Все они содержат нормы, которые должны учитываться при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе с помощью электронной почты, Интернета, а также приданию документам юридической силы, официальности и т.д.
Также ряд постановлений Правительства Российской Федерации: "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи", "Об утверждении Правил отнесений сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности", "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" и д.р.
Нормативно-правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение во всех предусмотренных ими случаях. Акты отраслевого характера действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые - в нескольких или всех отраслях. Общее методическое руководство организацией архивного дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное архивное агентство РФ. Деятельность в сфере издания нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела осуществляет Министерство культуры и массовых коммуникаций. Данные нормативные акты обязательны для применения всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы.
Главархивом СССР в 1988 году разработан и внедрен важный для организации делопроизводства в организации документы "Государственная система документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ). Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения"
ГСДОУ - совокупность правил и принципов, устанавливающих документирование управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления в организациях. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.
ГСДОУ распространяется на все системы документации. Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. №536. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству в организациях.
Типовая инструкция, отражает специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 в отношении требования к оформлению управленческой документации.
Национальный (государственный стандарт) России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь - Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003г. №65-ст. В стандарте отражены требования по оформлению управленческих документов.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской федерации.
В силу вступившего с 1 июля 2003 г. Федерального закона от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ "О техническом регулировании", который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30-2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требования. Перечисленные нормативно-правовые акты и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации.
Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рассматривает управление документацией преимущественно как технологический процесс, порядок повышения эффективности продвижения, доставки, упрощения доступа и использования документированной информации.
Государственный стандарт (далее - ГОСТ)- это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требовании или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в какой либо области.
Все государственные стандарты действующие на территории Российской Федерации объединены в единую систему Государственную систему стандартизации (далее - ГСС).
ГСС представляет собой иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, о построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации, введении и действие, внесение в них изменений.
Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.
Для того, чтобы повысить эффективность управления действует унифицированная система документации (далее - УСД), так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы, и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.
Унифицированная система документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных об определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
Основными принципами унификации документов является:
- унификация от общего к частному, заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы докуме6нтации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;
- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;
- комплексность унификации и ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
- информативность, означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
- сокращение числа видов документов, достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;
- стабильность требований к документам, устанавливается ввиду форм документов и использования их достаточно длительного времени, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
- экономичность, достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.
УСД, согласно стандартизированному определению,- это "система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности". Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.
УСД способствует:
- сокращению затрат ручного труда в информационных процессах
- широкому использованию ПК, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки
- упорядочению информационных потоков
- дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.
Ядро всей УСД составляют унифицированные форму документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:
- Общероссийские;
- Отраслевые (ведомственные);
- Формы документов субъектов Российской Федерации;
- Формы документов объединений, организаций.
В настоящее время в Российской Федерации действует восемь УСД, в том числе:
1. унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД);
2. унифицированная система банковской документации;
3. унифицированная система учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;
4. унифицированная система отчетно-статистической документации;
5. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
6. УСД по труду;
7. УСД Пенсионного фонда РФ;
8. унифицированная система внешнеторговой документации и др.
В учреждениях по итогам унификации составляется табель форм документов - документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. Табель форм документов- это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документы. Он составляется в форме таблицы.
На основании Табеля создается альбом форм документов - сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для ДОУ данной конкретной организации, учреждения.
Стандартизация - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.
По классификации виды документов распределяются на организационно- распорядительные, договорно-правовые, информационно- справочные и кадровые.
В дипломной работе рассмотрены организационно- распорядительная и договорно-правовая документация.
- Введение
- 1. Законодательное регулирование системы организационной, распорядительной, договорно-правовой документации и организации работы с документами
- 1.1 Нормативно-правовые акты, регламентирующие процессы документационного обеспечения управления
- 1.2 Характеристика системы организационно-распорядительной и договорно-правовой документации
- 1.2.1 Требования к оформлению организационно-распорядительной документации
- 1.2.2 Составление и оформление договорно-правовой документации
- 1.3 Организация работы с организационно-распорядительной и договорно-правовой документацией
- 2. Исследование системы организационной, распорядительной и договорно-правовой документации как управляющей функции в деятельности учреждения банка
- 2.1 Характеристика системы организационно-правовой структуры учреждения банка и правовых актов, регламентирующих ее деятельность
- 2.1.1 Организационно-правовая структура учреждения банка
- - исследовать технологии документооборота учреждения банка на основе синтеза традиционных "бумажных" и компьютерных технологий;
- - роль системы организационно- распорядительной и договорно-правовой документации выполняющих управленческую функцию в организациях;
- Раздел 11. Унифицированная система организационно—распорядительной документации (усорд): назначение и состав
- 2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организационно-правовая,
- 12.Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ус орд).
- Тема8 Документирование организационно-распорядительной деятельности. Организационная документация. Распорядительная документация.
- 2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организацнонно-правовая, распорядительная, информационно-справочная. Назначение. Функции
- 2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организационно-правовая,
- 2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организационно-правовая, распорядительная, информационно-справочная. Назначение. Функции
- (106) 2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организацнонно-правовая, распорядительная, информационно-справочная. Назначение. Функции
- Система организационно – распорядительной документации.
- 3. Основные системы документации в управленческой деятельности