16. Размещение информации на бланке первичного документа

Новые формы первичных документов приходится разрабатывать, если нет возможности применить унифицированные формы. При этом можно использовать традиционный, ручной способ их заполнения до ввода в компьютер, либо делать это непосредственно на ПЭВМ. В любом случае первоначально необходимо спроектировать документ, то есть определить круг включаемых в него реквизитов, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хозяйственных операций.

Если документ выписывается вручную, то следует определить удобное расположение его реквизитов на бланке.

Проектирование форм первичных документов включает этапы:

-определение круга реквизитов, подлежащих включению в документ,

-выбор формы размещения реквизитов на бланке документа,

-редактирование текста документа, уточнение наименования его строк и граф, эстетики формы документа,

определение размера бланка документа и вычерчивание его формы для передачи в типографию.

Выявленные на первом этапе реквизиты размещаются в трех частях бланка документа, объединяющих шесть информационных зон документа .

1	2
	3
4
5
6

Общая (заголовочная) часть документа включает зоны 1-4.

В этой части документа проставляются:

- наименование организации или подразделения - (зона 1),

- код формы документа, шифр документа - (зона 2),

-постоянная информация для документов данной группы - (зона 3).

Реквизиты этой зоны выделяют на бланке документа утолщенными линиями.

- наименование документа, его номер, дата выписки документа (зона 4).

Пятая зона документа – содержательная.(предметная) часть документа. Здесь концентрируется информация о содержании совершаемых хозяйственных операций и их измерителях. Содержание операции отражает ее суть. То – есть определяется кто, что, откуда получил или кому, за что и сколько заплатил).

Информация в этой зоне размещается в определенной последовательности:

- в левой части зоны размещается справочная и группировочная информация,

- в правой части зоны размещается количественно – суммовая информация,

-реквизиты, связанные арифметической, либо логической зависимостью, размешаются в соседних ячейках бланка документа.

Информация зоны №5, переносимая на машинный носитель, выделяется утолщенными линиями.

Шестая зона – это оформительская часть документа. Здесь находятся подписи лиц, ответственных за факт совершения хозяйственных операций. Расшифровка подписей должностных лиц позволяет точно определить, кто именно подписал документ.

Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями.