2.4 Організація операцій при розрахунках чеками та акредитивами

Розрахунковий чек -- це документ, що містить письмове розпорядження власника рахунка (чекодавця) банку-емітенту, в якому відкрито його рахунок, сплатити чекодержателю зазначену в чеку суму коштів. 

Чекові книжки (розрахункові чеки) є бланками суворої звітності. Вони виготовляються на спеціальному папері на Банкнотній фабриці НБУ.

Чеки застосовуються для здійснення розрахунків у безготівковій формі між юридичними особами, а також між фізичними та юридичними особами з метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари, виконані роботи та надані послуги.

Банк-емітент без видачі чекової книжки може видати на імя чекодавця (фізичної особи) один або кілька розрахункових чеків на суму, що не перевищує залишок коштів на рахунку чекодавця, або на суму, що внесена готівкою.

Строк дії чекової книжки -- один рік; розрахункового чека, який видається для разового розрахунку фізичній особі, -- три місяці. За погодженням з установою банку строк дії невикористаної чекової книжки може бути продовжений.

Чек заповнюється від руки (кульковою ручкою, чорнилом) або з використанням технічних засобів. У ньому не допускається виправлень та використання факсиміле замість підпису.

Чек із чекової книжки подається до оплати в банк чекодержателя протягом 10 календарних днів (день виписування чека не враховується). Власникові заборонено передавання чекової книжки будь-якій іншій юридичній або фізичній особі.

Відображення в обліку операцій з розрахунковими чеками здійснюється у такий спосіб:

1. Згідно з заявою клієнта банк депонує зазначену суму на спеціальному рахунку, одержуючи комісійні за послуги:

Д-т 2600 «Поточні рахунки субєктів господарської діяльності»;

К-т 2602 «Кошти в розрахунках субєктів господарської діяльності», аналітичний рахунок «Розрахунки чеками» на суму ліміту чекової книжки;

К-т 6110 «Комісійні доходи від розрахунково-касового обслуговування клієнтів» (на суму, визначену за послугу).

Одночасно списується з позабалансу бланк виданої чекової книжки:

Д-т 991 «Коррахунки до рахунків розділів 95--98»;

К-т 9821 «Бланки суворої звітності».

2. За інкасового варіанта розрахунків чеками банк чекодержателя для контролю за оплатою чеків оприбутковує їх на позабалансовому рахунку 9831 «Розрахункові документи і цінності, відіслані на інкасо», що чекають акцепту до сплати.

3. У разі надходження розрахункових чеків від іногородніх чекодержателів у банк-емітент до моменту здійснення їх перевірки вони обліковуються на позабалансових рахунках:

Д-т 9830 «Розрахункові документи і цінності, прийняті на інкасо»;

К-т 991 «Коррахунки до рахунків розділів 95--98».

4. Після прийняття банком-емітентом рішення про здійснення оплати розрахункових чеків будуть зроблені такі бухгалтерські записи:

Д-т 991 «Коррахунки до рахунків розділів 95--98»;

К-т 9830 «Розрахункові документи і цінності, прийняті на інкасо», та одночасно;

Д-т 2602 «Кошти в розрахунках субєктів господарської діяльності» аналітичний рахунок «Розрахунки чеками»;

К-т 1200 «Кореспондентський рахунок у Національному банку України».

5. У випадку, якщо чекодавець і чекодержатель обслуговуються в одній установі банку, буде зроблено такий бухгалтерський запис:

Д-т 2602 «Кошти в розрахунках субєктів господарської діяльності» аналітичний рахунок «Розрахунки чеками»;

К-т 2600 «Поточні рахунки субєктів господарської діяльності».

6. При повідомленні банком-емітентом про відсутність коштів на спеціальному рахунку 2602 «Кошти в розрахунках субєктів господарської діяльності» або за наявності порушень в оформленні чека (виправлення, факсиміле підпису, сума чека перевищує задепоновану) банк чекодержателя списує суму з зазначеного позабалансового рахунка 9831 «Розрахункові документи і цінності, відіслані на інкасо» і повертає чек чекодержателю із зазначенням причин його несплати.

7. Якщо клієнт припиняє подальші розрахунки чеками, за наявності невикористаного ліміту до закінчення строку дії чекової книжки, за його дорученням (фізична особа -- за заявою) залишок ліміту зараховується на той рахунок, з якого депонувалися кошти:

Д-т 2602 «Кошти в розрахунках субєктів господарської діяльності», аналітичний рахунок «Розрахунки чеками»;

К-т 2600 «Поточні рахунки субєктів господарської діяльності» [10; ст.37-39].

Організація операцій при розрахунках акредитивами.

Акредитив -- це форма розрахунків, при якій банк-емітент (КБ «НАДРА») за дорученням свого клієнта (заявника акредитива) зобовязаний:

- виконати платіж третій особі (бенефіціару) за поставлені товари, виконані роботи, надані послуги;

- надати повноваження іншому (виконуючому) банку здійснити цей платіж.

Банк-емітент може відкривати такі види акредитивів:

покритий -- акредитив для здійснення платежів, при якому завчасно бронюються кошти платника в повній сумі на окремому рахунку в банку-емітенті або виконуючому банку;

непокритий -- акредитив, оплата за яким, у разі тимчасової відсутності коштів на рахунку платника, гарантується банком-емітентом за рахунок банківського кредиту.

Акредитиви бувають відкличні та невідкличні. На кожному акредитиві має бути це зазначено. У разі відсутності такої вказівки акредитив вважається невідкличним.

Відкличний акредитив -- акредитив, який може бути змінений або анульований банком-емітентом без попереднього погодження з бенефіціаром (наприклад, у разі недотримання умов, передбачених договором, дострокової відмови банку-емітента від гарантування платежів за акредитивом).

Усі розпорядження про змінення умов відкличного акредитива заявник може надати бенефіціару (юридичній особі, на користь якої виставлений акредитив) тільки через банк-емітент, який повідомляє виконуючий банк, а останній -- бенефіціара.

Виконуючий банк не має права приймати розпорядження безпосередньо від заявника акредитиву.

Виконуючий банк зобовязаний оплатити документи, які відповідають умовам акредитива, виставлені бенефіціаром і прийняті виконуючим банком, до отримання останнім повідомлення про змінення або анулювання акредитива.

Невідкличний акредитив -- акредитив, який може бути змінений або анульований тільки за згодою бенефіціара, на користь якого він був відкритий.

Бенефіціар може достроково відмовитися від використання акредитива, якщо таке передбачено його умовами. Із своїми пропозиціями про змінення умов акредитива бенефіціар має звернутися до заявника акредитива, а заявник, у разі згоди, вносить зміни до акредитива через банк-емітент, який надсилає потрібне повідомлення виконуючому банку.

Акредитиви в іншому (виконуючому) банку за дорученням банку-емітента можуть виконуватися:

а) депоновані -- списанням коштів з аналітичного рахунку «Розрахунки акредитивами», відкритого у виконуючому банку;

б) гарантовані -- наданням виконуючому банку права списувати кошти з кореспондентського рахунку банку-емітента, відкритого при встановленні кореспондентських відносин між банками.

Відносини між банком-емітентом і виконуючим банком регулюються кореспондентськими договорами (угодами), в яких передбачається розмір комісійних за авізування та інші витрати, повязані з відкриттям і виконанням акредитива, а також відповідальність сторін щодо оплати розрахункових документів згідно з умовами акредитива.

Кожний акредитив призначається для розрахунків тільки з одним бенефіціаром і не може бути переадресований.

Для відкриття акредитива підприємство подає банку-емітента заяву, де має вказати:

- назву заявника та бенефіціара та їх ідентифікаційні коди за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;

- назву банку-емітента та банку, виконуючого акредитив;

- вид акредитива;

- строк дії акредитива (число і місяць закриття акредитива у виконуючому банку);

- суму акредитива;

- дату і номер договору (угоди), яким передбачається відкриття акредитива;

- умови акредитива (види товарів, які сплачуються, розрахункові документи, порядок оплати цих документів -- з акцептом уповноваженого платника або без акцепту та інше).

Зазначені реквізити є обовязковими і у разі відсутності одного з них акредитив не відкривається.

Умови акредитива мають бути складені таким чином, щоб, з одного боку, вони давали змогу банкам без ускладнень їх проконтролювати, з другого -- забезпечували б інтереси сторін, які використовують акредитивну форму розрахунків.

Акредитив має вміщувати лише ті умови, які можуть бути перевірені банками документально.

У разі відкриття акредитиву, депонованого у виконуючому банку, банк-емітент перераховує кошти платника на аналітичний рахунок «Розрахунки акредитивами» у банку бенефіціара та повідомляє його про умови акредитива. Прийнята до виконання заява про відкриття акредитива враховується банком-емітентом на позабалансовому рахунку № 9802 «Акредитиви до сплати».

Для відкриття акредитива, депонованого у виконуючому банку, платник подає заяву у чотирьох примірниках. Перший примірник заяви виконує роль меморіального документа і підшивається в документи дня банку, другий -- видається заявнику як розписка банку про відкриття акредитива з необхідними відмітками банку, третій -- використовується як додаток до позабалансового рахунку № 9802 «Акредитиви до сплати», четвертий -- може бути використаний для інформування виконуючого банку про умови акредитива і надсилається йому спецзвязком або у вигляді повідомлення іншими лініями звязку.

У разі відкриття акредитива, депонованого у банку-емітенті, заявник перераховує дорученням кошти зі свого рахунку на аналітичний рахунок «Розрахунки акредитивами» в банку-емітенті на підставі поданої заяви про відкриття акредитива.

Заява про відкриття акредитива подається у трьох примірниках. Перший примірник заяви разом з першим примірником платіжного доручення в банку-емітенті підшивається в документи дня, другий -- видається заявнику як розписка банку про відкриття акредитива, третій -- надсилається спецзвязком до виконуючого банку для зарахування на позабалансовий рахунок № 9802 «Акредитиви до сплати».

У разі відкриття непокритого акредитива платником подається заява. У заяві в рядку «вид акредитива» має бути додатковий запис «гарантований». Один з примірників заяви враховується банком-емітентом на позабалансовому рахунку № 9020 «Гарантії, що надані клієнтам».

Одержане від банку-емітента повідомлення про відкриття непокритого акредитива (або примірник заяви на відкриття акредитива) враховується виконуючим банком на позабалансовому рахунку № 9802. Такий облік ведеться окремо від повідомлень про відкриття депонованих акредитивів, які враховані на цьому позабалансовому рахунку.

Після перевірки виконання всіх умов акредитива банк-емітент відшкодовує виконуючому банку витрати, повязані з виконанням акредитива на умовах, що передбачені міжбанківським договором (угодою).

Банк-емітент у разі неможливості отримання коштів з рахунку заявника акредитива, якщо оплата за акредитивом здійснювалася за рахунок кредиту, до вирішення питання згідно з договором, відносить заборгованість на рахунок 2040 «Короткострокові кредити субєктам господарської діяльності за внутрішніми торговельними операціями». Одночасно на суму виплачених бенефіціару коштів за акредитивом здійснюється списання коштів з позабалансового рахунку 9020.

Банк має здійснювати контроль за строком дії акредитивів. Усі претензії до бенефіціарів, крім тих, що виникли з вини банку, розглядаються сторонами без участі банку.

Строк дії акредитива в банку-емітенті встановлюється покупцем у межах 15 днів з дня відкриття, не враховуючи нормативний термін проходження документів спецзвязком між банками.

Керівник установи банку-емітента має право за поданням заявника акредитива, у разі необхідності, продовжувати строк дії акредитива на 10 днів, якщо це викликано зміною умов поставки та відвантаження продукції. Банк-емітент, в свою чергу, повідомляє про це виконуючий банк, а останній -- бенефіціара.

Дата, зазначена в акредитиві, є останнім днем для оплати виконуючим банком документів за акредитивом.

У день закінчення строку дії акредитива, депонованого в банку бенефіціара, в кінці операційного дня виконуючий банк списує кошти з аналітичного рахунку «Розрахунки акредитивами» та перераховує банку-емітенту.

Після отримання коштів банк-емітент зараховує їх на рахунок платника та списує відповідну суму з позабалансового рахунку 9802.

Про закриття непокритого акредитива у звязку із закінченням строку його дії виконуючий банк надсилає повідомлення банку-емітенту електронною поштою або іншими лініями звязку, що передбачені кореспондентськими договорами (угодами) та списує суму акредитива з позабалансового рахунку 9802.

Після отримання повідомлення про закриття акредитива банк- емітент списує відповідну суму з позабалансового рахунку 9020.

Акредитив, депонований у банку-емітенті, закривається банком-емітентом після закінчення строку, вказаного в акредитиві, з додаванням нормативного терміну проходження документів спецзвязком від виконуючого банку до банку-емітента, з отриманням підтвердження від виконуючого банку про невиконання акредитива.

В кінці операційного дня банк-емітент перераховує кошти з аналітичного рахунку «Розрахунки акредитивами» на рахунок заявника акредитива і надсилає повідомлення виконуючому банку для списання з позабалансового рахунку 9802.

Акредитив може закриватися за ініціативою заявника або банку-емітента при відкличному акредитиві чи в звязку з розірванням договору між заявником акредитива і бенефіціаром.

У цьому разі акредитив, депонований у банку бенефіціара, і непокритий акредитив закриваються у банку бенефіціара на підставі повідомлення, отриманого від банку-емітента [4; ст. 62-70].