7.13. Автоматизация учета и движения ценных бумаг в банке

В настоящее время в России существует уже определенный круг программно-технических комплексов, позволяющих автоматизировать решение основных задач участников фондового рынка. Такие комплексы можно подразделить на следующие группы:

· реестры акционеров, обслуживающие одного эмитента;

· электронные депозитарии, обслуживающие многих эмитентов и многие выпуски ценных бумаг;

· системы электронной торговли ценными бумагами;

· обучающие программы в области фондовых технологий;

· программы аналитической направленности: управление портфелем инвестиций, оценка конъюнктуры рынка ценных бумаг, составление и анализ проспектов эмиссии ценных бумаг.

К числу наиболее известных программных продуктов можно отнести разработки фирм РИНАКО, ЛЛД+, РИККО, Гермес-Инвест, Атлант-Информ, САМО, ДИАСОФТ, ПрограммБанк, ТТД.

К основным задачам, решаемым автоматизированной системой учета ценных бумаг относятся:

· учет выпусков ценных бумаг и их эмитентов;

· проведение первичного размещения выпуска ценных бумаг на основании соглашения: предварительная подписка, распределение обыкновенных и привилегированных акций по различным критериям;

· учет и отслеживание платежей эмитента по ценным бумагам в процессе первичного размещения при заключении договора на оплату в рассрочку;

· перерегистрация владельцев при обращении ценных бумаг на вторичном рынке;

· ведение счетов ДЕПО для клиентов системы;

· формирование отчетных документов (выписок со счетов и других о состоянии счетов ДЕПО клиентов;

· оформление, обмен и учет выданных свидетельств о владении ценными бумагами (сертификатов), причем выпущенных как в бумажном, так и в безбумажном виде;

· распределение и выплата акционерам дивидендов на принадлежащие им акции с учетом платежей, даты приобретения и других факторов, влияющих на дивиденд;

· расчет налоговых платежей;

· подготовка сводных итоговых (ежедневных, ежемесячных, оперативных и других) документов по работе системы, реестра акционеров.

Помимо названных функциональных задач, система должна обеспечивать выполнение ряда технологических задач, в числе которых можно назвать:

· защита системы от несанкционированного доступа;

· распределение полномочий по использованию подсистем;

· обеспечение устойчивости вычислительного процесса;

· архивация и восстановление баз данных;

· ведение истории обновления баз данных;

· ведение протоколов доступа к подсистемам.

Систему можно представить состоящей из шестои взаимосвязанных подсистем:

· учетно-справочная подсистема;

· операционный день;

· первичное размещение;

· запросы клиентов;

· формирование отчетов;

· администратор системы.

Подсистемы выполняют следующие функции:

· учетно-справочная подсистема: ведение списка эмитентов и ценных бумаг, ведение счетов в депозитарии, учет клиентов, ведение справочников и классификаторов системы;

· операционный день: отслеживание платежей эмитенту в процессе первичного размещения ценных бумаг; оформление, обмен, выдача сертификатов; хранение истории владения ценными бумагами и платежей по ценным бумагам; расчет дивидендов;

· первичное размещение: учет договоров с эмитентами, ведение списков акционеров для первичного размещения, распределение ценных бумаг в процессе первичного размещения;

· запросы клиентов: регистрация поступающих от клиентов запросов и отслеживание их исполнения;

· формирование отчетов: получение и выдача на печать выходных документов системы.

· администратор системы: ведение списков пользователей и групп пользователей, работа с системными журналами, распределение прав доступа к функциям системы, анализ статистики по работе системы.

Работа в системе

Для учета акционеров и ценных бумаг система ведет счета депо, аналогичные банковским лицевым счетам. У счета депо может быть совладелец, связанный с владельцем какими-либо юридическими отношениями. Совладелец имеет право во всех операциях выступать от имени клиента.

Клиент банка: работающий с ценными бумагами, открывает счет в ценных бумагах, для чего заполняет анкету клиента (физическим и юридическим лицам выдаются разные бланки анкет).

Открытие счета в системе выполняется сразу же после сдачи анкеты, для чего операционист, работающий с системой выполняет следующие действия:

· вводит информацию о новом клиенте (или сравнивает реквизиты, если информация о клиенте уже присутствует в базе данных);

· вводит новый счет депо, присваивая счету депо очередной порядковый номер;

· готовит свидетельство об открытии счета для выдачи на руки клиенту.

В процессе первичного размещения акций счета депо для клиентов открываются в системе автоматически.

Закрытие счетов депо производится по решению кредитной организации, когда по счету депо с нулевым остатком в течение определенного периода времени не производится никаких операций. Для закрытия счета в системе необходимо выполнить следующие действия:

· выбрать из базы данных системы искомый счет;

· ввести дату закрытия счета;

· подготовить свидетельство о закрытии счета для выдачи на руки клиенту.

В некоторых случаях требуется заморозить счет на некоторое время, т.е. запретить проведение операций по счету. Счет может быть заблокирован. При попытке выполнения операций с заблокированным счетом система выдаст на монитор операциониста соответствующее сообщение.

Выписка о состоянии счета депо - документ, аналогичный банковской выписке. Он содержит перечень произведенных по счету операций и информацию об остатках на счету. Остаток на счете приводится в виде таблицы. Выписка о состоянии счета депо может быть подготовлена в системе в любой момент.

В целях достижения большего контроля за потоком документов и повышения ответственности исполнителей при обработке документов в системе используется так называемая пачечная технология, которая предполагает, что любой первичный документ относится к определенной пачке документов, и обрабатывается совместно со всеми документами из данной пачки.

Выделяются следующие типы пачек:

· документы депо;

· заявки на первичное размещение;

· платежные документы;

· запросы клиентов системы.

В одной пачке могут находиться документы:

· только одного типа;

· относящиеся к разным ценным бумагам и на разные даты;

В системе предусмотрена следующая последовательность работы с пачками:

· открытие (создание пачки). Здесь указывается общее количество документов в пачке и количество ценных бумаг. Фиксируется дата и время создания пачки и пользователя, создавший пачку;

· ввод и редактирование документов в пачке;

· закрытие ввода документов в пачку. Автоматическое сравнение количества документов и ценных бумаг в пачке с данными, указанными при открытии пачки;

· открытие обработки документов, т.е. исполнение и проводка документов, фиксация даты, времени и пользователя, открывшего пачку для обработки;

· закрытие обработки документов после полной обработки всех документов пачки, фиксация даты, времени и пользователя, закрывшего обработку пачки.

Подсистема “Операционный день”

Система ведет учет на основании документов первичного учета, исходящих от клиентов системы. Эти документы являются поручениями депозитарию совершить те или иные действия со счетами депо, с ценными. бумагами.

К документам первичного учета относятся: анкета владельца ценных бумаг; приходный ордер; поручение на перевод ценных бумаг; заявка-поручение на замену сертификата; подписной лист на приобретение ценных бумаг; документы по платежа.

Поручения в системе существуют двух видов:

· операционные документы (поручения на изменение состояния счетов депозитов, т.е. принятие ценных бумаг на учет или их снятие с учета; перевод, первичное размещение);

· платежные документы (информация о проведенной оплате).

Операционным днем системы является промежуток времени, в течение которого система принимает и вводит поручения от клиентов. В конце каждого операционного дня в системе выполняется функция закрытия дня. Считается наиболее гибкой такая стратегия реализации программного обеспечения системы, при котором операционные и платежные документы можно вводить и в будущие операционные дни.

Для всех документов, вводимых в систему, необходимо осуществить проводку, т.е. отразить все изменения в системе. Если в процессе проведения не возникает никаких ошибок, документ получает статус “проведенный”.

По результатам операционного дня в системе должна быть получена выписка из бухгалтерского журнала и оборотная ведомость.

Размещение ценных бумаг клиента представляет ряд операций. Операция принятия ценных бумаг на учет производится после заключения соглашения между эмитентом и банком о первичном размещении (или договора на обслуживание), в котором указывается, что система будет учитывать ценные бумаги эмитента данного выпуска. Принятие ценных бумаг от эмитента на учет оформляется на основании договора или на основании соответствующего приказа. Операция оформляется следующей проводкой: кредит - счет эмитента, дебет - счет депо.

Снятие ценных бумаг с учета является обратной.

Операция “Первичное размещение” осуществляется в процессе первичного размещения акций по факту покупки у эмитента одной или нескольких акций.

Оформляется операция документом-заявкой, исходящей от клиента, на покупку ценных бумаг эмитента (подписной лист).

Операция оформляется следующей проводкой: кредит-счет клиента, дебет-счет эмитента.

В графе “Платеж” документа указывается полный или частичный платеж за продаваемые ценные бумаги.

Операция “перевод по результатам доплаты” аналогична стандартной операции перевода ценных бумаг проводки платежного документа.

Операция “Перевод по результатам конвертирования” аналогична стандартной операции перевода и порождается в результате обработки документа на конвертирование (дробление, слияние) ценных бумаг.

Подсистема ”Первичное размещение” есть одна из наиболее важных подсистем, т.к. составляет основную часть работы для новых пользователей. Функциями данной подсистемы являются:

· заключение с эмитентом договора на приобретение, в котором указываются все основные параметры для размещения выпуска ценных бумаг;

· внесение информации о подписных листах, в которых указывается количество запрашиваемых ценных бумаг;

· распределение акций среди заявок;

· проведение изменений на счетах акционера по результатам распределения ценных бумаг;

· отслеживание вносимых платежей по ценным бумагам.

Стандартная последовательность действий, выполняемая в системе при первичном размещении, такова:

· внести информацию об эмитенте и ценных бумагах, которые будет учитывать система;

· внести информацию о параметрах первичного размещения;

· перевести на счет эмитента бумаги, которые подлежат распространению, посредством операции “Принятие на учет” на основании приходного ордера. При этом в операции указываются следующие параметры: счет по дебету - счет депозитария, счет по кредиту - счет эмитента;

· ввести данные клиента на основании анкеты, заполненной клиентом;

· ввести информацию о подписных листах в список заявок на первичное размещение. В каждой записи указывается количество акций, запрошенное клиентом.

В системе предусматривается три способа распределения акций: стандартный, закрытая подписка, привилегированный.

При стандартном способе распределения каждый акционер получает столько акций, сколько он запрашивает.

Закрытая подписка - продажа на льготных условиях акций работникам приватизируемой организации. При закрытой подписке - общее количество распределяемых акций делится пропорционально запрошенному количеству.

При привилегированном распределении учитываются некие “весовые” коэффициенты, которые должны быть введены для каждого клиента депозитария: стаж, должность и другие.

Если в результате первичного размещения клиенты сразу получают сертификаты (при сертификационном выпуске), то в форме заявки на первичное размещение необходимо сразу ввести серию и номер сертификата.

Заключительный этап обработки - генерация документов депо, которые, собственное, и производят изменение остатков на счетах депо клиентов. При этом в случае, если у клиента, подавшего заявку, еще нет открытого счета депо, автоматически создается новый счет. Завершается операция при следующих параметрах проводки: счет по дебету - счет эмитента, счет по кредиту - счет клиента.

Отслеживание платежей - важная задача особенно в процессе первичного размещения.

Акционер может приобретать акции у эмитента в рассрочку. В этом случае уплаченная сумма влияет на количество бумаг, которыми клиент реально владеет.

Для отслеживания поэтапных выплат, реального владения и хранения истории по платежам в системе служит гибкий механизм “договоров на приобретение”.

По каждому факту покупки у эмитента в рассрочку в таблице базы данных системы “Договора на приобретение” заводится запись, в которой указываются название, общее количество ценных бумаг, полная сумма платежа и сумма, уже выплаченная.

Кроме того, в данной подсистеме существует возможность ввода платежных документов для осуществления доплат по платежам. В платежном документе указываются следующие данные:

· номер платежного поручения;

· номер договора на приобретение;

· дата документа;

· сумма.

Для отражения изменений по платежным документам их необходимо провести. При обработке платежных документов система сама автоматически создает и проводит операционный документ, в котором содержится перевод на счет клиента (как получателя) ценных бумаг, стоимость которых соответствует внесенному платежу.

Договора на приобретение автоматически создаются системой для каждого клиента, не выплатившего полную сумму по приобретаемым бумагам в процессе первичного размещения. Это позволяет эмитенту легко отслеживать платежи и сохранить информацию для начисления дивидендов в будущем в зависимости от платежей.

Учет по сертификатам ведется только для бумаг, отмеченных как бумажные (сертификатные) выпуски. Смена вида выпуска - бумажный на безбумажный или наоборот - не допускается.

Некоторые счета могут быть отмечены как счета, для которых не происходит генерации сертификатов. Например, не имеет смысла выпускать сертификаты для ценных бумаг, выкупаемых самим эмитентом. Для того, чтобы указать, что по данному счету не надо создавать сертификаты, этот счет должен быть отнесен к балансовому счету с соответствующим признаком.

Запись о новом сертификате генерируется при проводке документа депо. При этом номера и серии сертификатов могут быть известны заранее, а могут быть введены позднее при печати сертификата. В первом случае серия и номер сертификата вводится в документе депо (или попадает туда из заявки на первичное размещение).

Замена сертификата выполняется в случае, когда необходимо выдать новый сертификат взамен, например, утерянного. Замена сертификата оформляется в системе автоматически после ввода в соответствующем режиме имени клиента, названия бумаги старого номера сертификата. Операция выполняется по соответствующей заявке от владельца ценной бумаги.

После осуществления сделки на куплю-продажу на вторичном рынке продавец и покупатель передают в систему поручение на перевод бумаг с одного счета на другой.

При получении поручения операционист системы проводит следующие действия:

· вносит сведения о покупателе как о клиенте системы и открывает для него счет депо, если это не было сделано ранее;

· оформляет куплю-продажу операцией “Перевод ценных бумаг”. В соответствующем операционном документе в дебете стоит счет продавца, в кредите - счет покупателя;

· погашает сертификаты продавца и новые сертификаты покупателю и продавцу (если сертификат продавца был использован частично);

Отражение соответствующих изменений в базе данных системы производится сразу же после проводки операционного документа.

Операция конвертирования производится при необходимости преобразования одной бумаги в другую.

Операция бывает необходимой, когда происходит дробление акций (сплит), например, после аукциона. Одна акция разбивается на несколько, пропорционально этому уменьшается номинал и увеличивается количество ценных бумаг.

Операция имеет глобальный характер, т.е. в результате ее проведения увеличивается количество акций у каждого владельца.

Обратной по отношению к операции сплита является операция слияния (консолидации), когда происходит увеличение номинала, несколько акций сливаются в одну, общее количество бумаг в выпуске уменьшается в это же число раз. Количество акций у владельцев исходной бумаги уменьшается в соответствующее число раз.

При невозможности деления у акционера производится округление до ближайшего целого в пользу акционера. Такой подход применяется для того, чтобы избежать обнуления на счетах, получивших в результате конвертирования остаток меньше единицы.

Операция конвертирования может также производиться с коэффициентом разбиения, равным единице. Такая операция выполняется во всех случаях, когда необходимо заменить одну ценную бумагу на другую, возможно даже с различными видами или формами выпуска.

В основе расчетов по представленной здесь схеме конвертирования лежит не соотношение между номиналами исходной и новой ценой бумаги, а назначаемая при определении параметров операции пропорция. За счет этого достигается большая гибкость при проведении конвертации и, в общем случае, соотношение между номиналами двух ценных бумаг может быть произвольным.

После проведения операции конвертации ценные бумаги погашаются. В форму описания выпуска вносится новая дата погашения, после чего никакие операции производиться не могут.

Операция конвертирования необратима. Сторнирование или обратные проводки документа невозможны.

Порядок проведения операции конвертирования таков:

· в учетно-справочной подсистеме необходимо определить выпуск ценной бумаги, т.е. выпуск, который в процессе конвертирования заменит исходные ценные бумаги;

· в подсистеме “Операционный день” на счет эмитента поместить необходимое количество ценных бумаг нового выпуска;

· в подсистеме “Операционный день” в пункте “Документы конвертирования” ввести документ, описывающий операцию конвертирования, с указанием параметров операции: исходная бумага, результирующая, соотношение по количеству исходных и результирующих;

· провести документ конвертирования. Проводка приведет к генерации документов депо в определенную пачку документов. Эти документы и должны будут привести к изменению остатков на счетах депо. На этом этапе можно еще вносить изменения в условия проведения операции, например, уничтожить все документы пачки и произвести перерасчет, если это необходимо;

· осуществить проводку всех документов пачки в подсистеме “Операционный день”. После этого внесение изменений в параметры конвертации невозможно;

· в подсистеме “отчеты” сформировать отчет “Конвертирование ценных бумаг”.

Одной из основных функций системы должна являться возможность в любое время рассчитать дивиденды для владельцев ценных бумаг, причем сделать это в различных формах - в денежной и в виде ценных бумаг.

При стандартном способе начисления дивидендов в расчет принимаются только те ценные бумаги, которые находятся на счетах депо клиентов.

При втором способе начисления владельцы ценных бумаг получают дивиденд, пропорциональный количеству ценных бумаг на счетах депо плюс количество бумаг, на которые заключены договора о приобретении в рассрочку и которые пока не оплачены.

Порядок расчета дивиденда таков:

· в подсистеме “Операционный день” (пункт “Дивиденды в денежной форме”) ввести запись о дивиденде (дата учета акционеров, размер дивиденда, способ начисления дивиденда);

· провести расчет дивиденда - сформировать начисления;

· распечатать результаты с помощью подсистемы “Отчеты”.

При начислении дивиденда должен быть автоматически рассчитан налог. Налоговая ведомость должна быть подготовлена также в подсистеме “Отчеты”.

Начисление дивидендов в виде ценных бумаг по своему характеру сходно с операцией начисления дивидендов в денежной форме. Предполагается, что для выплаты дивидендов выделяется дополнительное количество бумаг, которые помещаются на счет эмитента (может быть, специально выделенный для этих целей). При этом не обязательно, чтобы новая бумага была той же самой, по которой производится выплата.

При вводе параметров для расчета дивидендов по данному выпуску необходимо определить следующие данные:

· дата учета акционеров;

· вид ценной бумаги, выделенной для уплаты дивидендов;

· размер дивиденда в денежном выражении на одну бумагу, на основе которого определяется общее количество выделенных в качестве дивиденда ценных бумаг;

· счет, с которого будут списываться новы бумаги;

· пачка документов депо, в которую будут помещены результаты начислений.

Способы расчета дивиденда - те же, что и при расчете дивиденда в денежном исчислении.

По результатам начислений дивидендов увеличиваются остатки на счетах депо акционеров, формируются новые сертификаты в случае бумажной формы выпуска, идущей в уплату дивидендов. Налог на дивиденд ценных бумаг не взимается. Поскольку возможна ситуация, когда не вся сумма дивиденда в денежном выражении может быть обращена в бумаги денежных средств формирует вторую часть дивидендных выплат - денежную.

Операция начисления дивидендов в виде ценных бумаг производится в два этапа:

· на основе определенных в форме дивиденда параметров производится генерация в определенную пачку текущих операционных документов. На этом этапе еще можно вносить изменения в проведение операции, например, уничтожить все документы пачки и произвести перерасчет, если необходимо изменить параметры расчета дивиденда;

· осуществляется проводка всех документов пачки. После этого внесение изменений в параметры дивиденда невозможно.

Так как операция начисления дивидендов в виде ценных бумаг приводит к изменению остатков на счетах депо и имеет массовый характер, исправление ее последствий путем сторнирования или обратных проводок документов невозможно.

Подсистема “Запросы клиентов депозитария” предназначена для организации работы подразделения, ответственного за контакты с клиентами. Запросы клиентов могут поступать по различным информационным каналам:

· письменное заявление;

· почтовое сообщение;

· факсимильное сообщение;

· письмо электронной почты;

· телекс, телетайп и др.

Запросы клиентов группируются по типам запросов (например, запрос на изменение анкетных данных, запрос на получение выписки со счета и т.д.). Классификатор типов запросов в системе должен быть настраиваемым и включать в себя название типа запроса, допустимые информационные каналы приема запроса, стандартное время запроса, стандартный канал подтверждения об исполнении запроса.

Порядок работы запросной подсистемы следующий:

· открыть пачку запросов и определить группу пользователей для ввода запросов;

· ввести запросы в текущую пачку;

· сформировать отчет по введенным запросам и передать на исполнение в соответствующие отделы депозитария;

· закрыть пачку запросов для ввода и открыть для обработки;

· по поручении подтверждения из отделов депозитария сделать отметки о выполнении запросов;

· сформировать отчет о выполненных запросах;

· закрыть пачку запросов.

Операции по открытию, изменению режимов обработки, закрытию пачек производятся в учетно-справочно подсистеме “Пачки” в пункте “Запросы клиентов”.

Подсистема “Формирование отчетов” включает следующие основные отчеты:

· реестр акционеров;

· бухгалтерский отчет;

· оборотная ведомость;

· ведомость остатков;

· выписки со счетов;

· ведомость доплат за ценные бумаги;

· ведомость выплат дивидендов;

· ведомость перевода дивидендов в виде ценных бумаг;

· сертификаты;

· ведомость замен сертификатов;

· ведомости оборотов по пачкам.

Реестр акционеров для любой ценной бумаги можно в любой момент сформировать в подсистеме “Отчеты”. В реестр акционеров попадут все владельцы данной ценной бумаги, зарегистрированные в системе на текущий операционный день. В стандартный реестр акционеров включаются следующие атрибуты:

· порядковый номер;

· фамилия, имя, отчетов акционера или название организации - владельца;

· учетные данные акционера (паспортные данные или регистрационный номер);

· адрес акционера;

· количество ценных бумаг;

Подсистема формирования отчетов должна позволять модифицировать такие атрибуты отчетов, как состав, расположение, длина полей. Подсистема должна иметь стандартный состав форм отчетов и инструмент для их настройки и изменения в соответствии с пожеланиями пользователей.

Помимо вышеназванных функций, банковская автоматизированная система может быть привлечена в торговые фондовые операции бирж и брокерских контор в качестве расчетной палаты.