Раздел 20. Особенности оформления документов за рубежом
Лекция 17
1. Нормативно-методическое регулирование составления и оформления документов за рубежом
Различия в оформлении документов у нас и за рубежом являются существенными. Они касаются практически всех сторон оформления делового письма: правил разработки бланка, состава реквизитов письма, оформления реквизитов и их расположения на бланке.
Особенности оформления документов рассмотрим на примере оформления писем в англоговорящих странах (Великобритания, США и др.).
В результате усилий международных организаций многие элементы письменного делового общения к настоящему времени унифицированы и стандартизированы.
Требования к бланкам документов, используемых в управлении, торговле и промышленности, установлены международным стандартом ИСО 8439-90 "Разработка бланков. Основные положения".
Форматы бумаги для изготовления бланков выбираются в соответствии с международными стандартами: ИСО 216-1975. "Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские формы рядов А и В"; ИСО 3535-1977 "Формуляр-образец и конструкционная сетка".
Торговая документация готовится в соответствии с ИСО 6422-1985 Типовые бланки для торговой документации".
Размеры бланков выбираются в соответствии с ИСО 353-1975 "Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров".
При подготовке письменной корреспонденции межстрочный интервал и шаг письма устанавливаются согласно ИСО 4882-1979 "Оргтехника и машины для обработки информации. Отбивка и разрядка текста".
Требования к почтовым конвертам установлены стандартом ИСО 269-1985 "Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры".
Максимальные размеры почтового адреса и его размещение на бланке установлены ИСО 11180-1993 "Адресация почтовая".
Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страны назначения.
Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. Количество строк в почтовом адресе должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке – 30.
Допускается рукописное написание адреса на конверте. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то адрес указывается один раз - в письме. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя можно было прочесть через окно конверта.
Слова, указывающие способ отправки, печатаются прописными буквами над адресом: REGISTERED - ЗАКАЗНОЕ; AIR MAIL -АВИА; EXPRESS DELIVERY (MAIL) - CO СРОЧНОЙ ДОСТАВКОЙ; POSTE RESTANTE -ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ.
Если письмо посылается лично адресату, то на конверте после фамилии адресата необходимо поставить гриф "ЛИЧНО": "PRIVATE", "PERSONAL" - "CONFIDENTIONAL".
При отправке небольших брошюр, буклетов на конверте пишут "ПЕЧАТНАЯ ПРОДУКЦИЯ" - "BY BOOK POST" или "PRINTED MATTER".
2. Требования к бланкам письма
Деловое письмо оформляется на бланке. Бланк письма содержит наименование организации, товарный знак или знак обслуживания, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса и телефакса. Под названием организации может быть указан род ее деятельности.
Если после названия фирмы нет указанных отметок, то это часто означает, что речь идет о единственном человеке, ведущем дело от своего лица и за свой счет.
В соответствии с ИСО 8439-1990 на бланке выделяется область текста и поля. Текстовая область (image area) занимает определенное пространство на бланке для размещения сведений, которые могут воспроизводиться, храниться или передаваться. Поле (margin) бланка представляет собой пространство между краем бланка и текстовой областью.
Текстовая область обычно разбивается на поля (зоны), среди которых наиболее часто встречаются:
поле сведений об отправителе документа (Issuer field);
поле ссылок (Reference field);
поле адреса (Address field).
Сведения об отправителе документа включают его наименование, товарный знак или знак обслуживания и др. реквизиты, являющиеся реквизитами бланка, а также, при необходимости, указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.
Дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка.
Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и других сведений.
Поле адреса предназначено для указания одного или двух адресатов.
Международными стандартами определены общие правила разработки бланков, размеры текстовой области и полей, а также состав и расположение основных реквизитов, размещаемых в верхней части бланка (сведений об отправителе документа, ссылок, адреса), однако практика зачастую отступает от порядка, установленного в стандартах.
3.Требования к оформлению реквизитов письма.
Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:
1 Сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и др.;
2 Ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line);
З Дата (Date);
4 "Внутренний адрес" (Address), включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес;
5 Указание на конкретное лицо, "К сведению" (Attention Line);
6 Вступительное обращение (Salution).
7 Заголовок (Subject Line).
8 Основной текст письма (Body of the Letter).
9 Заключительная формула вежливости (Complimentary Close).
10 Подпись (Signature).
11 Указание на приложение (Enclosure).
12 Указание на рассылку копий данного письма (СС Notation).
Следует иметь в виду, что многие зарубежные фирмы, особенно торговые, помещают в бланк сведения о лицах, осуществляющих руководство фирмой (президента, председателя, исполнительного директора, финансового директора, директора-распорядителя, коммерческого директора и др.), как в приведенном примере. Эти сведения включают наименование должности руководителя, его инициалы и фамилию.
Очень важный реквизит письма - адресат. Адрес в письме печатается в той же последовательности, что и адрес на конверте.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывают название организации, затем ее почтовый адрес.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже - название фирмы, затем почтовый адрес.
Должность адресата необходимо указывать для того, чтобы письмо не было воспринято как личное и в случае отсутствия адресата конверт мог вскрыть другой ответственный сотрудник организации.
В зарубежной практике поисковыми признаками письма являются так называемые "ссылки" ("ваша ссылка", "наша ссылка") - цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др.
Если в письме присутствуют обе ссылки, то сначала дается ссылка на поступивший документ, а затем указание о том, как надо ссылаться на данное письмо.
В иностранной корреспонденции дата письма проставляется обычно в его верхней правой части. Дата указывается в последовательности - год, месяц, день. В Великобритании принято сначала указывать день, а затем месяц и год. В США последовательность при написании даты иная: месяц, день, год. В силу различия английской и американской традиций при цифровом написании даты могут возникать ошибки в понимании текста письма. Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое написание.
Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, если автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка - указание на конкретное лицо - помещается отдельной строкой под адресом и обычно подчеркивается:
Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо:
Текст делового письма начинается с обращения к адресату, для этого в разных ситуациях используются различные устойчивые языковые формулы:
Уважаемые господа - к организации в целом: Dear Sirs..., Gentlemen... (в США);
Уважаемый господин - к мужчине, если неизвестно его имя: Dear Sir...; Уважаемая госпожа - к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam...;
Уважаемый г-н Смит - к мужчине: Dear Mr Smith...; Уважаемая г-жа Смит - к замужней женщине: Dear Mrs Smith...; Уважаемая г-жа Смит - к незамужней женщине: Dear Miss Smith...; Уважаемая г-жа Смит - к женщине, если неизвестно ее семейное положение: Dear Ms Smith...;
Имя или инициалы адресата обычно опускаются.
Заголовок к тексту не является обязательным элементом письма. Если заголовок присутствует, он обычно помещается перед основным текстом после личного обращения к адресату и обычно подчеркивается, чтобы привлечь внимание адресата.
В качестве заключительной фразы (заключительной формулы вежливости) в письмах к организациям используются: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".
В письмах иностранных корреспондентов подпись обычно ставится под заключительной формулой вежливости. Расшифровка фамилии лица, подписавшего документ, дается под личной подписью, а еще ниже указывается должность:
Если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства,
перед подписью может стоять отметка "P.p." - "за", "от имени" или "Per pro" - "по доверенности".
Если письмо имеет приложения, то отметка о их наличии обычно располагается в нижнем левом углу, под подписью.
Для указания на копии письма, направленные другим корреспондентам, обычно используется специальная отметка, которая проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение "с.с." и название фирмы, которой выслана копия.
Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку "без копий".
За рубежом в практике деловой переписки допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма.
Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от латинского Post scriptum - "после написанного"). В конце приписки еще раз оформляется подпись.
При ведении деловой переписки во многих зарубежных организациях для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова "Лист для продолжения письма N ...".
Знание основных норм и традиций ведения деловой переписки, принятых за рубежом во многом облегчает работу с деловыми письмами иностранных партнеров.
- Раздел 11. Унифицированная система организационно—распорядительной документации (усорд): назначение и состав
- Раздел 12. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-информационных документов
- Раздел 12. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-информационных документов
- Раздел 12. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-информационных документов
- Раздел 13. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-аналитических документов.
- Раздел 14. Общие требования к составлению и оформлению основных видов распорядительных документов.
- Раздел 14. Общие требования к составлению и оформлению основных видов распорядительных документов
- Раздел 14. Общие требования к составлению и оформлению основных видов распорядительных документов
- Раздел 15. Общие требования к составлению и оформлению основных видов организационных документов
- Раздел 16. Язык и стиль управленческих документов
- Раздел 16. Язык и стиль управленческих документов
- Раздел 17. Общие требования к составлению и оформлению плановой и отчетной документации
- Раздел 17. Система плановой и отчетной документации
- Раздел 18. Простые и сложные комплексы документов
- Раздел 19. Научно-историческая и практическая ценность документов
- Раздел 19. Научно-историческая и практическая ценность документов
- Раздел 20. Особенности оформления документов за рубежом