5. Характеристика проблемной области

Развитие информационной системы учета направлено на дальнейшую автоматизацию учетных процессов и создание гибкого автоматизированного комплекса по решению учетных процедур (ГАК УП), обеспечивающий сбор, обработку, хранение, распространение и отображение учетной информации. ГАК УП включает организационно-управленческое построение информационных потоков внутри организации и за ее пределами, и основывается на методах и способах организации бухгалтерского и первичного учета.

Схема организации информационных потоков в рамках ГАК УП представлена на рис. 2. Ведение автоматизированного учета и формирования отчетности на основе единой информационной базы данных с встроенными в компьютерную систему подсистемами, основывающимися на алгоритмах построения бухгалтерского и первичного учета, обеспечивает необходимое реагирование на изменения требований внешних и внутренних пользователей отчетной информации.

Рис. 2. Схема организационного построения ГАК УП

Современные информационные технологии связи позволяют оперативно обрабатывать первичные данных методами бухгалтерского учета, и, следовательно, получать оперативные отчетные данные и таким образом эффективно управлять структурными подразделениями.

База данных наполняется несколькими способами: с помощью запросов, и с помощью документов. Запрос представляет собой способ обращения к базе данных по поводу отражения хозяйственной операции связанной с реализацией товаров, оказанием услуг или выполнением работ, представляющий собой бланк с реквизитами, характеризующих данную операцию. При сохранении данного запроса, в базе данных происходит автоматическая обработка данного запроса в документ.

Документом является типовой бланк - бухгалтерский документ, который представлен в автоматическом режиме. Документ автоматически формирует по указанным в нем реквизитам проводки по бухгалтерским счетам, а также счетам (балансовым и забалансовым), по которым ведется налоговый и управленческий учет.

Документ, который соприкасается с внешней средой, является банковской выпиской или платежным требованием, создание информационной связи приводит к повышению оперативности отчетных данных о дебиторской и кредиторской задолженности, а также уменьшает функциональную работу бухгалтера - финансиста.

Отчетность формируется в базе данных автоматически, на основании занесенных в нее запросов и документов.

В результате построения ГАК УП, схема первичного учета видоизменяется, приобретает более гибкую связь с бухгалтерским учетом.

В результате построения ГАК УП, схема учета работы с юридическими лицами также подвержена изменению, оптимизируя документооборот в рамках бухгалтерского учета, затрагивается как налоговый, так и управленческий учет.

Рассматривая схему документооборота бухгалтерского учета реализации продукции по службе сбыта, представленную на рис. 3 можно говорить в первую очередь об уменьшении сроков обработки и исключении дублирования документов и получения отчетности, об упорядочении процедур, связанных с фиксацией договорных отношений в единой базе.

В результате обращения каждой учетной операции к базе данных, содержащих основные моменты отношений с данной организацией, можно выделить следующие положительные стороны:

1) упорядочивание и стандартизация договорных отношений в рамках целой организации;

2) предоставление полной и своевременной информации.

Схема документооборота по реализации с юридическими лицами представлена на рис. 3.

Рис. 3 Схема документооборота по реализации после реорганизации системы

Первичный учет, таким образом, выступает базой для обработки методами бухгалтерского учета. В рамках ГАК УП первичный учет параллельно с бухгалтерским, в режиме реального времени, является базой для обработки методами налогового учета и получения управленческой и статистической отчетности.

Бухгалтерский учет основывается на таких понятиях как счета, субсчета, объекты аналитического учета. В ГАК УП счета учета синтезированы в понятие план счетов, как средство, позволяющее настраивать бухгалтерский учет на требования организации. В общем виде данная модель представлена на рис. 4.

Рис. 4 Автоматизационная модель учетных процессов

Кроме организации учета по синтетическим и аналитическим счетам, в ГАК УП выделяют ведение гибкого учета по прочим аналитическим данным. Для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам в системе автоматизированного учета используются такое понятие как виды субконто.

Виды субконто вводятся для того, чтобы предоставить возможность назначать бухгалтерским счетам свойства ведения аналитического учета с использованием определенных типов данных.

Состав видов субконто, используемых в программе, определяется, с одной стороны, требованиями нормативных документов, регламентирующих порядок ведения на счетах аналитического учета (Инструкции по применению плана счетов 6ухгалтерского учета), а с другой стороны, возможностью получения бухгалтерских итогов в разрезе объектов аналитики, как для составления отчетности, так и для внутренних целей организации.

Для отражения любых событий, происходящих в организации, а также для управления расчетами и данными в ГАК УП могут использоваться документы. Набор документов, представленных в автоматическом виде совпадает с набором реальных первичных документов, которые требуется вводить в информационную базу.

Каждый документ имеет визуальное представление и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке. Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент.

Информация в системах управленческого, налогового и бухгалтерского учета формируется в два этапа: сначала производиться сбор учетной информации на основе первичных документов; затем - ее систематизация и группировка.

Если первый этап является для систем бухгалтерского и налогового учета общим, то на втором между ними проявляются противоречия, поскольку налоговый учет располагает специфическими методами расчета налоговой базы, которые не укладываются в рамки бухгалтерского учета. К числу таких методов относится формирование налоговой базы во времени, корректировка расходов для целей налогообложения и т.д.

В ГАК УП задачи налогового учета решаются следующим способами:

- введением дополнительных аналитических признаков на балансовых счетах рабочего плана счетов бухгалтерского учета;

- использованием вспомогательных «забалансовых» счетов;

- ведением бухгалтерского и налогового учета на параллельных планах счетов;

- использованием специальных документов налогового учета.

В целях исключения дублирования хозяйственных записей в бухгалтерском и налоговом учетах, осуществления расчетов, связанных с закрытием отчетного периода, исчислением налогов и заполнением необходимых отчетных налоговых форм по отдельным видам налогов, предполагается использовать забалансовые счета:

- для организации дополнительного аналитического учета при текущем учете налогов;

- для отражения хозяйственных операций, бизнес-логика которых в целях налогового и бухгалтерского учета отличается;

- для расчетов, связанным с закрытием периода, исчислением налогов и заполнением отчетных налоговых форм;

- для организации аналитического учета по расчетам с бюджетом, штрафам, пеням и т.д.

Необходимость организации раздельного хранения первичной и вторичной информации в параллельных планах счетов или выделения внутри действующего плана счетов самостоятельных разделов обосновывают различной методологией формирования учетной информации для целей первичного учета и его производных (управленческого, финансового и налогового учета). При этом изменение учетной политики организации на каком-либо участке финансово-хозяйственной деятельности не потребует переделки и не затронет структуру хранения первично информации.

В ГАК УП бухгалтерского учета использует дифференцированный подход в отношении каждого вида налога исходя из уровня трудоемкости автоматической систематизации и группировки данных для формирования показателей налоговой декларации.

В ГАК УП предусмотрена возможность автоматического заполнения форм бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности. Высокая степень автоматизации формирования отчетов достигается за счет:

- настройки синтетических и аналитических счетов компьютерного плана счетов;

- использования специальных методик бухгалтерского и налогового учета.

В программу включены специальные средства для оценки состояния бухгалтерского учета перед составлением отчетности. С их помощью производиться анализ остатков на счетах бухгалтерского учета: контроль остатков на счетах, сальдо на которых должно отсутствовать; проверка соответствия дебетовых и кредитовых остатков признаку счета (активный или пассивный); проверка правильности оценки активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте.

На завершающем этапе подготовки отчетности предусмотрена проверка соответствия показателей бухгалтерской и налоговой отчетности между различными формами (взаимоувязка показателей).

Отчеты, получаемые в режиме реального времени, используются как для оперативного управленческого анализа, для анализа бухгалтерских итогов и движения средств, так и для формирования данных для внешних пользователей.