1. Організація діловодства в установі

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату уп­равління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники звільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочу­ються витрати, пов’язані з функціонуванням апарату уп­равління.

Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ усіх форм власності.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює пи­тання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл оброб­лення та руху документів з моменту їх створення (або одер­жання) до завершення виконання і відправлення. Від пра­вильної організації діловодства, його автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

Документування — це створення документів, тобто їх підготовка, складання, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами — це створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діло­водстві.

Документообіг рух документів в установі і моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу призначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік.

Швидкість документообігу залежить від якості документального обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

Повну централізацію діловодства рекомендується засто­совувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. до­кументів на рік (IV категорія) і невеликою кількістю струк­турних підрозділів.

Децентралізована система діловодства має місце в уста­новах з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік.

Загальні правила документування управлінської діяль­ності викладені в Орієнтовній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах держав­ної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх ство­рення або надходження до відправлення або передачі до архіву установи. Положення інструкції поширюються на всю служ­бову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловод­них процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів дер­жавної влади, та актів органів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування.

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні сис­теми документального забезпечення державного управління і діловодства надають установи державної архівної служби Ук­раїни, які розроблюють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.