5.4. Контроль процесів бізнес-планування

Практика показує, що найдосконаліші форми планування не можуть бути ефективно задіяні без розробки і впровадження су­часних форм контролю.

Контроль — одна з важливих функцій менеджменту. Контроль — це управлінська діяльність, завданням якої є кількісна і якісна оцінки й облік результатів роботи організації. Головними інстру­ментами виконання даної функції є спостереження, перевірка всіх сторін діяльності, облік і аналіз. У процесі управління контроль виступає як елемент зворотного зв'язку, тому що за його даними проводиться коригування раніше прийнятих рішень і планів. Ефек­тивно поставлений контроль покликаний мати стратегічну спря­мованість, орієнтовану на результати, бути своєчасним і досить нескладним.

Робота будь-якого банку завжди спрямована на досягнення конкретних цілей. Але для того, аби не збитися з наміченого курсу, необхідний постійний контроль за тим, як реалізуються планові програми. Значні зміни відбуваються у змісті, формах і методах контролю в нашій країні в міру поглиблення і розширення еконо­мічних реформ, переходу до ринкової економіки, скасування забо­рон на недержавні форми власності, зміни порядку володіння ви­робленими матеріальними благами і послугами, їх споживання, розподілу і використання. Ключове значення тут має організація багатопланового, послідовного і ретельного внутрішнього контро­лю, без якого важко вистояти на ринку в боротьбі з конкурентами.

Тією чи іншою мірою в кожному банку має місце внутрішній контроль, що виступає як система заходів, що забезпечують його нормальну роботу, насамперед у фінансовій галузі, зокрема збере­ження активів, досягнення планових показників, у тому числі за прибутком і т.ін. Такого роду контроль здійснюється звичайно адміністрацією підприємства. Крім того, має місце внутрішній бухгалтерський контроль і зовнішній контроль за результатами діяльності організації з боку аудиторських організацій. Для по­точного внутрішнього контролю, проведеного керівними органа­ми фірми, використовуються дані аналізу, у тому числі статистич­ного, матеріали оцінки якості виконання планів і т.ін. Завдання контролю полягає у кваліфікованому визначенні межі припусти­мих відхилень, всі інші відхилення потрібно зафіксувати й усу­нути. Контроль виступає як невід'ємна складова всього процесу раціоналізації діяльності банку, до завдань якого входять перед­бачення можливих помилок, порушень, відхилень і запобігання їм, а також у разі їх здійснення, забезпечення невідворотності впли­ву і припинення відповідно до виявленого характеру відхилен­ня. У ринковій економіці проблема раціоналізації контролю зва­жується насамперед в інтересах бізнесу. Основна увага приділяється ліквідації дублюючих функцій, скороченню накладних витрат, раціоналізації документації й обліку, впровадженню технічних коштів і підвищенню професіоналізму працівників.

Контроль дає можливість не тільки виявити відхилення від прийнятих і затверджених планових завдань, але й дати оцінку причин цих відхилень, конкретизувати їх за ступенем участі в них посадових осіб, діяльність яких піддана перевірці.

Пріоритетне значення має організація постійного контролю з боку керівництва за якістю досягнення намічених у плані показ­ників (насамперед щодо прибутку), за забезпеченням запланова­ного рівня рентабельності в цілому щодо компанії і стосовно ро­боти її окремих підрозділів. Розгорнутий аналіз рентабельності фірми, виявлення резервів і невикористовуваних можливостей проводяться на основі аналізу рентабельності окремих сегментів ринку, різних товарів і послуг, конкретних ділових акцій підприєм­ства. Повсякденний, послідовний, глибокий контроль за роботою кожного співробітника фірми і всієї її «команди» у цілому є важ­ливим елементом стратегічного менеджменту. Без налагоджен­ня подібного контролю неможливо домогтися злагоджених дій колективу в реалізації місії компанії, її перспективної програми, організації чіткої взаємодії всіх працівників, що забезпечує ве­ликий додатковий ефект.

У системі управління виконанням бізнес-плану значна роль повинна бути відведена побудові ефективної системи моніторингу. За допомогою моніторингу здійснюється оперативний, поточ­ний і плановий контроль процесу виконання бізнес-плану банку.

Моніторинг містить у собі відстеження контрольованих і неконтрольованих аспектів при виконанні бізнес-плану.

Таким чином, моніторинг — це система постійного спостереже­ння за всіма аспектами виконання бізнес-плану, визначення роз­мірів і причин відхилення фактичних показників від запланова­них, причин цих відхилень і прийняття управлінських рішень.

Основні принципи побудови системи моніторингу.

1. Своєчасність виявлення порушень у ході процесу бізнес-планування й оперативність реагування на ці порушення. Даний принцип означає, що проблеми, які виникають у процесі виконання бізнес-плану, мають бути виявлені та вирішені, поки вони не пред­ставляють реальної загрози для банку.

2. Простота побудови системи. Цілі і методи моніторингу по­винні легко засвоюватися менеджерами всіх рівнів.

3. Гнучкість системи. Вона має бути побудована таким чином, щоб оперативно реагувати на будь-які зміни при виконанні бізнес-плану.

4. Економічна ефективність. Загальні витрати на здійснення моніторингу не повинні перевищувати величину ефекту від його використання.

Етапи моніторингу. Відповідно до даних принципів має бути реалізована система моніторингу за виконанням бізнес-плану, що складається з таких етапів.

1. Визначення об'єктів і цілей моніторингу. Розрізняють такі об'єкти моніторингу:

• первинні;

• вторинні.

Залежно від типу об'єкта розрізняють:

Цілі моніторингу:

• для первинних об'єктів — вчасність і повнота виконання бізнес-плану;

• для вторинних — відповідність фактичних показників плановим. Види моніторингу:

• для первинних об'єктів — внутрішній моніторинг. Здійс­нюється співробітниками підрозділів, відповідальних за виконання бізнес-плану;

• для вторинних об'єктів — зовнішній моніторинг. Виконуєть­ся, зокрема, Фінансово-економічним департаментом.

2. Визначення системи контрольованих показників з кожного об'єкта і періодичність їх спостереження.

Система показників може містити в собі як кількісні, так і якіс­ні характеристики об'єктів.

Відповідно до ролі кожного показника в бізнес-плані визна­чається періодичність спостереження.

3. Формування системи стандартних показників залежно від об'єкта моніторингу.

4. Формування системи обліку показників і внутрішньої звітності показників у процесі управління виконанням бізнес-плану.

З метою ефективного моніторингу необхідно створити комплекс­ну систему управлінського обліку, що передбачає формування і підтримку в актуальному стані бази даних з усіх первинних об'єктів (кількісні та якісні характеристики), що дає можливість у режимі реального часу сформувати звіт з усіх вторинних об'єктів.

5. Створення алгоритму обліку відхилень.

Система повинна дозволяти розрахунок в автоматичному ре­жимі зазначених відхилень (в абсолютному чи відносному вира­женні).

Механізм моніторингу за виконанням бізнес-плану залежить від цілей і напрямків політики банку.

У рамках моніторингу здійснюється один з основних принципів раціонального ведення справи — перевірка роботи кожного підроз­ділу за співвідношенням «прибуток — витрати».

Таким чином, контроль виступає ефективним засобом управління, націленим на вирішення стратегічних проблем. Завдання контролю полягає в тому, щоб при фактичних і планових розбіжностях надати руху процесу, що допоміг би, незважаючи на відхилення від наміченого, все-таки досягти цілі. Порівняння ре­альних і планових результатів робиться для того, щоб вчасно визна­чити, де виникли труднощі з реалізацією плану, і за допомогою ре­гулюючих заходів забезпечити одержання планового прибутку, досягнення інших намічених показників.

Контроль виконання бізнес-плану є постійним елементом управ­ління і необхідною умовою самого існування системи стратегіч­ного планування. Контроль і управління процесами бізнес-планування здійснюються на таких рівнях:

• голова правління банку;

• відділи стратегічного та оперативного планування;

• координатор бізнес-планування;

• адміністративні управління;

• відповідальні за виконання заходів.