2.1.2.2. Замовлення

Другим способом, за допомогою якого експортери встановлюють контакти з потенційними покупцями, є вивчення умов замовлення, отриманого від покупця, та або підтвердження його і прийняття до виконання, або відхилення - можливо, навіть без пояснення причин. У даному разі ініціює угоду покупець.

Замовлення - це комерційний документ, який містить прохання покупця відвантажити йому на певних умовах товар. У ньому детально зазначаються усі необхідні умови для виготовлення або підготовки товару, усі суттєві елементи, необхідні для укладення зовнішньоторгової угоди.

Як правило, замовлення надсилаються покупцями, що попередньо ознайомились з умовами поставок експортера в результаті особистих розмов з представниками експортера або попередніх переговорів, листування чи закупівель. Видача замовлень практикується постійним контрагентам, з якими умови контрактів не змінюються з року в рік, а тому у замовленні можуть бути зазначені тільки назва товару, його кількість, строк поставки, інколи - деякі специфічні умови, характерні для даного конкретного замовлення, наприклад, місце здачі товару. Все решта може регламентуватися загальними умовами, укладеними між контрагентами, або умовами попереднього замовлення чи контракту (із зазначенням його номера та дати). Замовлення може мати додаток - специфікацію з уточненням умов поставки: інструкції з пакування та маркування товарів, інформацію щодо поставки і розподілу документів. При необхідності замовник зазначає кількість і розміри часткових поставок та їх умови, наприклад, назву фірми-експедитора, адресу, номер телефону та телефаксу, засіб транспорту, назву перевізника. Замовник розробляє нормалізоване та просте експедиційне маркірування, яке дозволяє скоротити витрати та час, необхідний для оформлення документів, здійснення обліку та контролю вантажу, забезпечення його збереження.

При згоді експортера з умовами замовлення та специфікацією він підтверджує замовлення, і угода вважається укладеною.

Підтвердження замовлення - це комерційний документ, який являє собою повідомлення експортера про прийняття умов замовлення без застережень.

Нижче наведені приклади підтверджень.

"Підтверджуємо одержання Вашого замовлення №___ від «_____>__________на

поставку двох гідроагрегатів______та п 'яти штук високовольтного обладнання________для

перетворення електроенергії і приймаємо його до виконання. Ваше замовлення буде виконано нами з усією ретельністю і у договірні строки ".

"Підтверджуємо одержання Вашого замовлення на поставку двох гідроагрегатів_____

та п'яти штук високовольтного обладнання________для перетворення електроенергії і

приймаємо його до виконання".

Основними перевагами укладання угод шляхом видачі замовлень є оперативність, оскільки замовлення можуть передаватись телеграфом, телетайпом, а також економічність за рахунок скорочення листування, витрат на поїздки для особистих переговорів.

На основі розміщення замовлень виконуються також поставки складного, унікального обладнання, літаків, суден, де покупець-імпортер бере на себе шляхом видачі авансу часткове фінансування поставки, особливо у тих випадках, коли розробляється та впроваджується у виробництво нова продукція. Зазвичай імпортер має бланки замовлень, які сполучаються та уніфікуються з контрактом купівлі-продажу, що дає можливість експортеру та імпортеру використання єдиної системи друкування.