2.1 Документальне оформлення операцій з обліку розрахунків за соціальним страхуванням

На підприємствах діють наступні первинні документи з обліку використаного робочого часу.

Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форми №П-12 та №П-13) застосовують для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці. Облік використання робочого часу здійснюється у табелі методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень).

Для відображення використання робочого часу за кожний день у табелі є два рядки: один -- для відміток умовних позначень видів затрат робочого часу, а другий -- для запису кількості годин по них. Умовні позначення відпрацьованого часу наведені на титульному аркуші форми №П-12.

Форма П-13 призначена для використання при автоматизованій (компютерній) системі керування виробництвом та обробкою інформації, а форма П-14 використовується для обліку використання робочого часу працівниками, що мають твердий місячний оклад.

Зовні форма П-15 («Список осіб, які працюють в понадурочний час») схожа на табель обліку робочого часу, але призначена вона винятково для того, щоб вести облік відпрацьованого понаднормового часу кожним окремим працівником. На відміну від табеля дану форму не обовязково відкривати на початку місяця і заносити до неї всіх працівників підприємства або його структурного підрозділу, за якими ведеться облік робочого часу. Відкривається вона тільки в тому випадку, коли хтось із працівників відробив певний час надурочно. До форми П-15 заносяться дані такого працівника і відпрацьований ним понаднормовий час за конкретний календарний день. Заповнення форми П-15 здійснюється методом реєстрації відхилень від нормальної тривалості робочого дня, тобто понаднормових робіт. Відповідно до вимог ст. 109 Кодексу законів про працю оплата як за перші 2 години понаднормової роботи, так і за наступні години, здійснюється в тому самому розмірі.

«Листок обліку простоїв» оформляється тільки в ті дні, коли мав місце простой хоча б одного працівника, причому на кожний день, в якому був простой робітника, оформляється окремий «Листок обліку простоїв».

Відповідальний за ведення табелів призначається наказом керівника. Це, як правило, керівник або бухгалтер структурного підрозділу. На кожний місяць оформляється окремий табель. Табель готовиться, як правило, за два-три дні до початку місяця. Дані про склад працівників, що табелюються (іменний список працівників структурного підрозділу), переносяться з табеля попереднього місяця, з урахуванням виданих наказів типової форми П-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу" і П-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу". Працівники, що табелюються, вказуються в табелі в порядку табельних номерів або за абеткою.

Заповнення табеля може здійснюватися одним із двох методів:

1) методом загальної реєстрації (коли щодня відзначаються дані фактично відпрацьованого часу, запізнень, днів хвороби і т.д. по кожному працівнику);

2) методом реєстрації відхилень (коли в табелі відзначаються дні неявок, запізнень і т.д.).

Яким би методом не заповнювався табель, всі оцінки в ньому повинні здійснюватися на підставі документів, оформлених відповідним чином або на підставі факту, що здійснився.

Для того, щоб було простіше заповнювати і читати табель, кожний день явки на роботу або відсутності на роботі з тієї чи іншої причини має умовну позначку (буквений або цифровий код), що зазначені на титульному листі форми П-12 .

Табель складається в одному екземплярі і після його оформлення передається в бухгалтерію.

Позначки в табелі, робляться щодня відповідальною за складання табеля особою (табельником) у вигляді спеціальних позначень (кодів), що вказують види витрат робочого часу, і цифрами, що вказують кількість витраченого часу в годинах.

Для нарахування заробітної плати, яка належить кожному працівникові, розраховують заробіток за місяць і від цієї суми здійснюються необхідні нарахування і відрахування. Розрахунок на підприємствах здійснюють у Розрахунково-платіжній відомостях (Додаток 1). У лівій частині Розрахунково-платіжної відомості записують суми всіх видів нарахованої заробітної плати за її видами (погодинно, премії та інші нарахування), а в правій - утримання за їх видами і суми до видачі.

Розрахунково-платіжні відомості складають щомісячно по кожному цеху, допоміжних та підсобних службах, відділах з групуванням прізвищ працюючих у розрізі категорій.

Групування заробітної плати у відомостях по структурних підрозділах за категоріями працівників і видами заробітної плати сприяє оперативному складанню звітності по праці та заробітній платі, контролю за її використанням та напрямками витрат.

Нарахування заробітної плати здійснюється на підставі відповідних первинних та групових документів.

Для нарахування основної заробітної плати працівникам з погодинною оплатою праці необхідно мати відомості про посадові оклади (на основі штатного розкладу); про присвоєні розряди (на основі наказів директора підприємства), а також дані табельного обліку відпрацьованого ним часу за відповідний період (місяць тощо).

При виплаті заробітної плати перераховуються внески до фондів соціального страхування.

Якщо кошти для виплати заробітної плати отримують в установах банку, то внески до фондів соціального страхування повинні перераховуватися в день отримання коштів. В тому випадку коли виплата заробітної плати проводиться з каси підприємства (виручка реалізації товарів, робіт, послуг) перерахування до фондів може проходити в наступний день після виплати заробітної плати. Якщо коштів на виплату заробітної плати не вистачає і виплата проводиться не в повному обсязі, тоді перерахування до фондів повинно проводитись пропорційно до сум виплати заробітної плати.

Нарахування платежів до фондів оформлюється бухгалтерською довідкою, перерахування -- платіжним дорученням.