6.Формирование документов

База данных системы хранит все первичные документы, введенные в систему. Введенный в систему и проверенный материально-ответственным лицом документ должен быть "утвержден" (проведен). Только во время процедуры "утверждения" документа в системе происходит изменение счетчиков остатков и т.п. После утверждения первичный документ больше изменять нельзя (не "разутвердив"). Любые исправления рекомендуется делать при помощи дополнительных корректирующих документов. На основании утвержденных первичных документов можно получать различные отчеты (вторичные документы).

Структурно любой документ можно представить в следующем виде:

1. тип и наименование документа;

2. учетный номер и дата документа;

3. контрагент - покупатель или поставщик;

4. курс базовой валюты;

5. условия поставки или оплаты, валюта взаиморасчетов и ее курс;

6. список товаров документа с указанием количества и сумм по каждому товару;

7. итоговые (общие) суммы документа;

8. примечание к документу.

Оформление любого документа можно разбить на несколько шагов:

1. Заполнение общей части (заголовка) документа.

2. Ввод списка товаров документа (если он нужен), используя справочник товаров. При необходимости на этом шаге в справочник можно вносить новые товары.

3. Проверка правильности оформления документа. Исправлять ошибки рекомендуется только при помощи корректирующих документов, которые могут содержать даже отрицательные количества или суммы. В строке примечания корректирующего документа нужно ясно указать цель корректировки.

4. Распечатка черновика документа и подписание его материально-ответственными лицами. Этот этап может быть пропущен если проверка и утверждение документа производится материально-ответственным лицом в "электронном" виде: прямо на мониторе компьютера.

5. Проводка документа в системе при помощью кнопки “утвердить”.

6. Распечатка утвержденного документа для архива и включения в бухгалтерскую отчетность.

Кассовый журнал по расходу составляется бухгалтерским работником на соответствующих бланках в двух экземплярах. При ведении бухгалтерского учёта с применением ЭВМ для информации на обработку направляются отдельные листы кассового журнала по расходу по мере их заполнения, либо при незначительном объёме операций, одновременно все листы кассового журнала после сверки оборотов с кассой.