Протокольные мероприятия в мире бизнеса.

Приемы — широко распространенная и принятая в международном общении форма организации официальных и рабочих встреч. Они дают возможность установления и закрепления деловых связей, получения информации, разъяснения политики своей страны и важных аспектов экономического сотрудничества в непринужденной форме.

Виды дипломатических и деловых приемов достаточно разнообразны, в основу их подготовки и проведения положены общепринятые правиле нормы протокола, основанные на принципах международной вежливости.

В зависимости от времени и способа проведения приемы подразделяют на дневные и вечерние, а также — на приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Вид приема избирается в зависимости от повода, по которому он устраивается. С учетом норм дипломатического протокола и международной практики наиболее торжественными (и наиболее почетными) принято считать вечерние приемы. Разумеется, при выборе соответствующего вида приема следует учитывать протокольные правила, национальные обычаи и традиции соответствующей страны.

Выбор вида того или иного приема сопряжен также с необходимостью соблюдения ряда протокольных формальностей, связанных с его подготовкой и проведением (приглашение и ответ на него, форма одежды, порядок прихода и ухода, встречу и проводов гостей, составление меню, сервировка стола, тосты необходимость выполнять определенные требования этикета и т.п.).

К дневным приемам принято относить «бокал шампанского» (или «бокал вина») и «завтрак». К вечерним - «чай», «коктейль», «фуршет», «обед» (или «обед-буфет» и «ужин»).

Завтрак, обед и ужин проводятся со строгой рассадкой, когда каждом гостю с учетом протокольного старшинства отводится специальное место за столом. При организации обеда-буфета или чая рассадка достаточно свободна.

«Бокал шампанского» начинается, как правило, в 12 часов и продолжается около часа. Во время приема гостям помимо шампанского могут быть предложены и другие напитки (вино, соки, минеральная вода). Прием проходит стоя. Форма одежды — повседневный костюм (платье). С точки зрения организации это — наиболее простая форма приема, не требующая сложной и длительной подготовки. Аналогичным является прием типа «Бокал вина». Название в данном случае подчеркивает характер приема.

«Завтрак» устраивается между 12 и 15 часами. Обычно начало завтрака планируется в 12.30-13.00. Продолжительность, как правило, час-полтора, из них около часа — за столом и примерно 15-30 минут — за кофе (чаем). Меню завтрака составляется с учетом национальных традиций. В меню могут быть включены одна-две холодные закуски, одно рыбное или мясное блюдо и десерт. Не исключается подача за завтраком первого блюда или горячей закуски.

Во время сбора гостей им предлагается аперитив. В ходе завтрака возможна подача сухих виноградных вин, а в заключение — шампанского, кофе, чая. Минеральная вода, соки подаются во время всего завтрака. Инициатива ухода — за главным гостем. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если иная форма одежды специально не указана в приглашении.

«Коктейль» начинается между 17 и 18 часами и длится около двух часов. Прием проходит стоя. На приглашении обозначается время начала и окончания приема (17.00-19.00, 18.00-20.00). Нормальным считается пребывание на приеме около одного часа. Приход на прием в начале и уход с него в конце принято считать выражением особого уважения к хозяевам.

Прием типа «Фуршет» проводится в те же часы, что и «Коктейль». Формальное отличие этого вида приема в том, что на приеме «Коктейль» обычно напитки и закуски разносятся, а на фуршетных приемах ассортимент, закусок представлен значительно шире. На фуршетном приеме могут накрываться столы с закусками, включая горячие блюда.

Форма одежды на коктейле и фуршете — повседневный костюм. Иногда, в зависимости от конкретного случая, в приглашении может быть указан другой вид одежды.

«Обед» обычно начинается от 20 до 21 часа. Меню обеда включает одну-две холодные закуски, суп, горячие рыбное или мясное блюда, десерт. Во время обеда гостям подается аперитив. Продолжительность обеда — от 2,5 до 3 часов. При этом за столом гости проводят чуть более часа, а остальное время — в гостиных. В приглашении на обед протокольная практика рекомендует указывать форму одежды. Для мужчин это, как правило, вечерний костюм, а в торжественных случаях — смокинг или даже фрак. Для женщин — вечернее платье.

«Ужин» отличается от обеда только временем начала — не позднее 21 часа.

В российской протокольной практике такой вид дипломатического приема как «Ужин» в настоящее время используется достаточно редко. Не столь строго, как прежде, выдерживается протокольное время начала официального обеда. Он может быть проведен, начиная с 19 часов.

В последние годы при организации протокольных мероприятий часто используется такая разновидность приема, как «обед-буфет», при котором гости сами выбирают блюда с общего стола, а затем свободно рассаживаются по своему выбору. Такого рода прием организуется после концерта, музыкального вечера или какого-либо торжественного акта.

В некоторых странах в связи с пребыванием в стране делегации во главе с государственным деятелем высокого уровня иногда сразу после официального обеда устраивается прием типа «коктейль» или «фуршет» для значительно более широкого круга участников.

«Чай» устраивается, как правило, между 16 и 18 часами. Продолжительность от одного до полутора часов. Форма одежды — повседневный костюм (платье). Прием этого типа — обычная составная часть так называемой «женской программы» гостя, когда он совершает зарубежную поездку в сопровождении супруги.

Официальным лицам рекомендуется не покидать прием раньше главного гостя.

Подготовка любого протокольного мероприятия — будь то область политики, дипломатии, бизнеса — дело весьма непростое и ответственное. Строгость, продуманность, доброжелательность и эффективность — важнейшие характеристики любого дипломатического или делового приема.

В современном мире трудно устанавливать и поддерживать тесные деловые отношения в сфере экономики, бизнеса и финансов, не соблюдая общепринятых правил делового общения, в основу которых положены нормы дипломатического протокола.

Опыт сотрудничества с представителями зарубежного делового мира, от руководителей крупнейших корпораций и банков до владельцев средних предприятий и фирм показывает, что подавляющее большинство их весьма внимательно и даже щепетильно относятся к соблюдению протокольных норм и формальностей, требуя того же и от своих российских партнеров. Успех деловых контактов в международно-экономической области отнюдь не в последней степени зависит от того, насколько точно, тонко и тактично соблюдаются все принятые в международном общении «правила игры». Нарушение норм протокола и деловой этики может не только повредить успешному международно-экономическому сотрудничеству, но и нанести ущерб государственным интересам.

В конечном счете, протокол — это строгое соблюдение определенных обязанностей, пусть порой и чисто формального свойства. В то же время — это и учет национальных особенностей, традиций и обычаев иностранного партнера, как гласит известная пословица: «В чужой монастырь со своим уставом не ходят».

Поэтому, в интересах дела необходимо соблюдение общепринятых правил представлений и знакомств, организации визитов делегаций иностранных деловых партнеров, протокола деловых встреч и переговоров, дипломатических и сугубо деловых приемов, деловой переписки, словом всего того, что входит в понятие «культура делового общения». В ее основе — формирование таких правил поведения, которые способствуют установлению деловых контактов, взаимопониманию в процессе общения, поддержанию безупречной деловой репутации.

Соблюдение правил и норм дипломатического протокола в различных формах международно-экономического сотрудничества призвано создать благоприятную атмосферу в ходе любой деловой встречи, что всегда благотворно сказывается на ее результатах. Слагаемые успешного бизнеса — внимательное и доброжелательное отношение к партнеру, тактичность, вежливость, учтивость, внимание к своему внешнему виду, манерам, языку, внутренняя собранность и пунктуальность, умение владеть собой в любой ситуации.

За всем этим — опыт и анализ, ответственность и организация, предвидение и оперативность, а порой нервы и здоровье. Уровень нагрузки сотрудников протокольных служб иногда запредельный. Размеренности и неторопливости здесь никогда не бывает.

Протокол — это не просто свод выработанных веками норм международной вежливости и церемониальных правил, но и важнейший политический инструмент межгосударственных отношений. Дипломатический протокол лежит в основе функционирования механизма деловых отношений. Соблюдение норм дипломатического протокола обеспечивает высокую эффективность любых контактов в рамках международно-экономического сотрудничества.