2.4 Облік операцій, здійснюваних видатковими касами

Основним документом для одержання готівки є грошовий чек установленої форми. За внутрішньобанківськими операціями використовується видатковий касовий ордер. Цей документ заповнюють також індивідуальні позичальники, котрі одержують позики в банках, вкладники та пенсіонери. В оформленні видаткових касових операцій, крім відповідального виконавця та касира, з метою безпеки і захисту документообігу участь бере контролер видаткових операцій.

Для проведення видаткових операцій завідувач касою видає касирам під звіт готівку, за яку вони розписуються в Книзі прийнятих і виданих грошей (цінностей). Щоразу після одержання суми в підзвіт та сплати за видатковими документами касир видаткової каси робить відповідні записи в Книзі прийнятих і виданих грошей (цінностей), зазначаючи кількість проведених документів і залишок підзвітних сум.

Відповідальний працівник, приймаючи чеки та інші документи на одержання готівки, перевіряє наявність необхідної суми на поточному рахунку клієнта і достовірність самого чека, зіставляє підписи, печатки та номери чека зі зразками, поданими в банк. За паспортом встановлюється особа одержувача, підпис якої наведено на зворотному боці чека. Відриваючи від чека контрольну марку, що повертається одержувачу, відповідальний працівник передає чек контролеру з видаткових касових операцій, функції якого передбачають повний контроль достовірності чека, правильність його заповнення, а також реєстрацію у видатковому касовому журналі. Виконавши цю роботу, контролер передає чек безпосередньо касирові до виконання.

Одержавши видатковий чек, касир перевіряє тотожність підписів службових осіб, які мають право дозволити видачу грошей, зі зразками, які є в касира, і порівнює суму, проставлену в документі цифрами та прописом. Далі касир за номером чека викликає одержувача. Приймаючи від нього контрольну марку, переконується в тому, що в чек внесено паспортні дані, які засвідчують особу одержувача, і є його розписка про одержання грошей.

Звіривши номер контрольної марки або талона в касу з номером на відповідному видатковому документі, касир наклеює марку на чек, а талон до ордера і видає зазначену суму.

Наприкінці операційного дня касир підраховує залишок грошей у касі, порівнюючи його з розрахунковим (виходячи із суми прийнятих грошей у підзвіт, і суми оплачених видаткових документів). Далі він складає відповідну довідку касира видаткової каси, підписує довідку, а підсумкові касові обороти звіряє із записами в касових журналах операційних працівників. Звірка підтверджується підписами касира в касових журналах і операційних працівників -- на довідці касира.

Залишок грошей і видаткові касові документи за день разом із довідкою касира передаються завідувачу каси під розписку в Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), який, перевіривши довідку, підписує її і підшиває до документів дня.

В установах банків можуть створюватися обєднані каси -- прибутково-видаткові. Гроші в цих касах приймають і видають у порядку, встановленому відповідно для прибуткових і видаткових кас.

Закінчивши операційний день, касир складає зведену довідку про касові обороти, на зворотному боці якої зазначає суму надходження.

Прийнявши від усіх касирів гроші, завідувач каси перевіряє зведені довідки й документи щодо правильності виведених залишків з урахуванням своїх записів у Книзі прийнятих і виданих грошей (цінностей), а також відповідність кількості зданих касирами документів і суми готівки тим даним, які наведено в довідках. Неодмінно має бути проконтрольовано, чи завірили операційні працівники суми касових оборотів, зазначені у довідках касирів.

Закінчивши перевірку, завідувач каси складає зведену довідку про касові обороти, до якої включаються дані звітних довідок і записів у журнали про грошові суми, прийняті касою перерахунку та вечірньою касою, а також дані згідно з документами, гроші за якими видані або прийняті ним особисто. Звіривши відповідність підсумків зведеної довідки з даними бухгалтерського обліку, що підтверджується підписом працівника бухгалтерії, завідувач каси додає цю довідку разом із довідками касирів прибуткової і видаткової кас до касових документів дня.

Записавши в книгу обліку готівки операційної каси загальну суму прибутку і видатку готівки, виводить за книгою залишок каси на наступний день.

Касові документи разом з додатками брошуруються одним із касових працівників. Формуючи папку, касові документи впорядковують за балансовими рахунками (у порядку зростаючої нумерації) окремо за прибутком і видатком каси.

Підсумкові дані зброшурованих документів дістають обчисленням за допомогою персонального компютера з виведенням інформації на друк.

Стрічка підрахунку окремо за прибутком і видатком касових і позабалансових ордерів, підписана працівником, який виконував обчислення, вміщується в папці перед документами.

На лицьовому боці папки з документами проставляється штамп або наклеюється ярлик:

Найменування банку Термін зберігання

Касові документи

за «___» _____________ 19 ___ р.

Д-т «1001» ________________ шт. грн. ________________

К-т «1001» ________________ шт. грн. ________________

Завідувач каси Перевірено:

Касир Головний бухгалтер

Касові документи за останні 12 місяців зберігаються під відповідальністю завідувача каси у грошовому сховищі або окремому сейфі, який передається під охорону.

Граничний залишок грошей в операційній касі комерційний банк визначає за згодою з Республіканським банком Автономної Республіки Крим або відповідним регіональним управлінням Національного банку України. До уваги береться обсяг готівкового обігу, умови роботи банку з таким розрахунком, щоб не виникали невиправдані перевезення готівки для підкріплення каси установи комерційного банку або вивезення надлишків грошей з банку. Як правило, граничний залишок грошей в операційній касі встановлюється в розмірі, близькому до внутрішньомісячної потреби в касових ресурсах.